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Tecnología de innovación, ambiente de trabajo más inteligente

Tecnología de innovación, ambiente de trabajo más inteligente
abril 01
2019

Las empresas modernas no sólo buscan generar ganancias, también les interesa combinar la automatización operativa con la administración inteligente, para mejorar el ambiente laboral del empleado.

Establecer el espacio adecuado para trabajar ha sido una de las preocupaciones más recurrentes de las empresas modernas. A mediados del siglo pasado, se volvieron bastante comunes los estudios basados en la teoría del color y en la refracción de la luz para lograr fines tan básicos como el aumento en la productividad de los empleados. Sin embargo, los tiempos cambian, y las necesidades empresariales también. La antigua meta de generar mayores ganancias ha perdido relevancia ante objetivos más puntuales y actuales, desde apoyar la conservación del medio ambiente y mitigar los riesgos físicos hasta obtener un mejor ahorro en los costos operativos, pasando por la inquietud que ha modificado a todos los sectores de la industria moderna, y que se ha convertido en la demanda básica de toda organización: lograr la atracción y retención del mejor talento.

¿Existe acaso un modelo de espacio laboral capaz de cubrir todas estas exigencias del mundo moderno? La respuesta es sí, y se encuentra en una imagen que, a lo largo de la última década se ha vuelto recurrente: los espacios inteligentes, cuyos primeros ejemplos se basaban principalmente en una simple automatización destinada a controlar aspectos tales como el clima, la luz y el acceso seguro a las instalaciones.

TECNOLOGÍA: HERRAMIENTA QUE SE DEBE EXPLOTAR
Los espacios inteligentes deben aprovechar al máximo las tecnologías más innovadoras como el Internet de las Cosas (IoT, por sus siglas en inglés), Wi-Fi, análisis de la nube, machine learning, Inteligencia Artificial (IA) y el uso de dispositivos móviles. De hecho, pocos aspectos pueden reflejar fielmente la transformación digital de un negocio como su propio lugar de operaciones.

Pero los espacios inteligentes y conectados para trabajar no son, de ninguna manera, una simple cuestión de apariencia. Más bien se trata de establecer una infraestructura, cuyos elementos no sólo se encuentren conectados a través de la red, sino que además tengan la capacidad de comunicar e interpretar datos sobre el estado, el rendimiento y hasta el comportamiento de cada uno de los individuos, con el fin de brindarle una mejor experiencia, tanto a sus propietarios y operadores como a todos sus usuarios.

En otras palabras, se trata de combinar la automatización operativa con la administración inteligente del espacio para que el personal interno y externo de una empresa pueda converger e interactuar entre sí, utilizar tecnología avanzada para realizar sus funciones y beneficiarse de una experiencia digital mejorada.

De acuerdo con los estudios, un espacio inteligente de trabajo debe brindar cuatro capacidades básicas:

  1. Conexión: vincular a las personas, el objetivo primordial.
    Los lugares de trabajo conectados digitalmente no sólo mejoran la productividad al permitir un uso más eficiente del tiempo, el espacio y la infraestructura (desde impresión remota, carga inalámbrica, localización de personal, señalización en interiores y servicios de conserjería), sino que pueden diferenciar a un empleador al momento de atraer a los prospectos ideales para ocupar un puesto y retener a los mejores empleados: las empresas con sólidas conexiones sociales en línea pueden ser hasta 7% más productivas y, cuando crece el compromiso, suele aumentar su retención hasta 87% (Deloitte, 2018).
  2. Colaboración: alcanzar nuevos niveles de trabajo en equipo.
    Algunas investigaciones de capital humano sugieren que las interacciones y los encuentros no planeados entre compañeros de trabajo impulsan nuevas colaboraciones y pueden mejorar su rendimiento.
    La tecnología es capaz de brindar herramientas excepcionales en los espacios de trabajo para fomentar lo anterior: salas de conferencias inteligentes, instalaciones para reuniones a distancia, asistentes virtuales, muebles integrados digitalmente e información compartida de manera inalámbrica, por mencionar algunos.
  3. Control: optimizar el uso de las instalaciones.
    Un espacio inteligente de trabajo maximiza la eficiencia y la efectividad de sus instalaciones por medio de una combinación de servicios físicos y digitales para controlar accesos, temperatura, iluminación, mantenimiento y seguridad cibernética.
    Un centro de control digital que proporciona información en tiempo real y utiliza machine learning e IA para calibrar los servicios a través de las instalaciones puede reducir las facturas hasta 50% mediante un sistema de iluminación conectado (Freeman/Gartner, 2015).
  4. Conservación: mejorar el aprovechamiento de recursos.
    Espacio, energía, agua y personas, podría decirse que son los recursos más valiosos no sólo de una empresa, sino del planeta entero. Hoy los clientes, accionistas y organismos gubernamentales demandan mayores acciones empresariales en sustentabilidad, salud y seguridad para el cuidado del medio ambiente.
    Un lugar inteligente de trabajo debe ser capaz de recurrir al análisis de datos para optimizar el uso del espacio en una oficina y hasta mejorar el manejo de desechos; también puede establecer mejores estrategias para la conservación de la energía por medio de sensores y dispositivos inteligentes conectados por IoT, capaces de proporcionar ahorros en este rubro de hasta 70% en tan sólo tres años (Pelino et al., 2018).

¿CÓMO IMPLEMENTAR UN ESPACIO INTELIGENTE DE TRABAJO?
En conjunto, las cuatro capacidades mencionadas son la base para establecer un espacio inteligente de trabajo, pues a través de ellas puede crearse una estrategia adecuada para evitar algunos de los errores más comunes al momento de planear la construcción de un edificio inteligente, como el sólo considerar las necesidades de las instalaciones y no las humanas, no pensar en una infraestructura multipropósito, recolectar datos sin identificar su objetivo de negocio o carecer de flexibilidad para futuras mejoras tecnológicas.

Es por esta razón que el concepto de edificios inteligentes señala la necesidad de establecer tres capas de diseño intrínsecamente conectadas:
• Los activos físicos (componentes como sensores y sistema de climatización).
• Los activos digitales (plataforma IoT y almacenamiento en la nube, por ejemplo.
• Los usos que se obtendrán al combinar los activos físicos con los digitales (control de iluminación automático o estacionamiento inteligente, por mencionar algunos).

Una estrategia efectiva para crear espacios inteligentes de trabajo debe tomar en cuenta no sólo los objetivos comerciales de una empresa, sino también los requisitos de las áreas funcionales que la integran como Tecnologías de la Información, operaciones, recursos humanos y seguridad. Además, deberá priorizar los casos que se buscan optimizar para crear marcos de tiempo realistas y establecer así las inversiones adecuadas en pruebas de concepto e implementaciones a gran escala.

CONCLUSIONES
Todo esto es esencial para aprovechar al máximo una iniciativa que tenga como objetivo crear un espacio inteligente de trabajo conectado digitalmente con la consecuente generación de beneficios perfectamente cuantificables: impulsar el compromiso de los empleados, reducir los gastos generales, lograr una mayor sustentabilidad corporativa y más. Sin embargo, es imprescindible no dejar de lado la meta principal de estos espacios: aprovechar al máximo la tecnología para que los seres humanos sean la piedra angular de una empresa y sus actividades. Después de todo, es el lugar que nos corresponde ocupar en este nuevo mundo dominado por la tecnología.

L.A.E. Jorge Ponga Castro
Socio de Capital Humano Deloitte Consulting Group, S.C.
Integrante de la comisión técnica de Capital Humano y Talento del Colegio
jponga@deloittemx.com

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