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Similitudes entre comisario y comité de auditoría: Cómo lograr una mejor práctica

Similitudes entre comisario y comité de auditoría: Cómo lograr una mejor práctica
marzo 01
07:04 2017

I.ANTECEDENTE Y OBJETIVO

La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) en vigor no contempla las funciones del comisario, sino únicamente las facultades y obligaciones de este órgano de vigilancia de las sociedades mercantiles privadas.

El objetivo es sintetizar la guía para una mejor práctica del comisario y el consejo de administración o administrador único de este tipo de sociedades para prevenir o mitigar el riesgo de errores, irregularidades y fraudes, al apoyarse en las disposiciones de gobierno corporativo del Código de Mejores Prácticas Corporativas (CMPC), aplicable a todas las sociedades, sean de carácter mercantil, civil o asistencial, sin distinguir su tamaño o si son públicas al cotizar en el mercado de valores, y en la Ley del Mercado de Valores (LMV) para las sociedades públicas que incluye a este Código.

II.FACULTADES Y OBLIGACIONES DEL COMISARIO

Tal parece que las facultades y obligaciones del comisario, después de la Miscelánea en Materia Mercantil publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 13 de junio de 2014, no modificaron en mucho al artículo 166, sobre todo en su última fracción, la VIII, de la LGSM, publicada en 1934 que dentro de 18 años cumplirá su primer centenario, que a la letra dice: “…En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo las operaciones de la sociedad.” Para algunos abogados esta disposición legal se conoce como la del sastre o la de cajón (por si algo faltó).

III. CARENCIA DE REGLAS PARA LA FUNCIÓN DEL COMISARIO

La ausencia de reglas o guías sobre la función y actividades al comisario, consejo de administración (CAdm.) o administrador único, respecto a la administración y vigilancia de las sociedades mercantiles, ha creado un vacío y en consecuencia un albedrío (obrar por reflexión y elección, antojo o capricho) en los 82 años de existencia sobre todo a este órgano de vigilancia, en cuanto a sus:

(a) actividades, incluyendo evaluaciones de desempeño y planes de sucesión.

(b) competencias personales en conocimiento y experiencia,

(c) ejecución del trabajo,

(d) informes a los socios.

Ante tal vacío en las secciones siguientes se sintetiza como las disposiciones del CMPC incluido en la LMV pueden constituir una valiosa guía para las funciones del CAdm. o administrador único, y del comisario contempladas en la LGSM en vigor.

IV. ADOPCIÓN DE METODOLOGÍA DEL COMITÉ DE AUDITORÍA PARA LA FUNCIÓN DEL COMISARIO

Con la entrada en vigor del gobierno corporativo a través del CMPC que emitió el Consejo Coordinador Empresarial en 1999, su incorporación, en la LMV en 2005, con dos revisiones (2006 y 2010) se incluyeron los principios básicos y las prácticas que de ellos se derivan, en su Capítulo V. Función de Auditoría:

V.1 Funciones genéricas (práctica 23),

V.2 Selección de auditores (prácticas 24 a 27),

V.3 Información financiera (prácticas 28 a 32),

V.4 Control interno (prácticas 33 a 35),

V.5 Partes relacionadas (prácticas 36 y 37),

V.6 Revisión del cumplimiento de Disposiciones legales (práctica 38).

La LMV de 2005 entró en vigor un año después de su publicación en julio de 2006 y en cuanto a las Sociedades Anónimas Promotoras de Inversión (SAPI) en su Art.15 concede la opción de constituir sus órganos de administración y vigilancia conforme al régimen de las Sociedades Anónimas Bursátiles (SAB) a través del CAdm. con su órgano intermedio denominado Comité de Auditoría (CA), integrado por miembros de dicho consejo o conforme al régimen de las Sociedades Anónimas (SA), según la LGSM. Ésta es una aceptación de equiparabilidad en ambas leyes y reconocimiento a la confiabilidad de las estructuras del CA y la de comisario.

La equiparabilidad mencionada en el párrafo anterior lleva a que la LMV, artículos 42 y 43, en la práctica podría servir de guía supletoria ante la carencia de normas particulares en cuanto al desarrollo de actividades e informes del comisario, pues la LGSM solo enlista escuetamente sus facultades y obligaciones en su artículo 166. Esta “supletoriedad” a la carencia de normatividad de la LGSM sería en actividades tales como:

LMV Art.28: Asuntos que deben ocupar al CAdm. Esto aplicaría, en su caso al administrador único en la LGSM.

LMV Art.42: Actividades de vigilancia del CAdm. A través de sus órganos intermedios: el comité de auditoría y prácticas societarias, o de dos comités que cubran cada una de estas actividades.

LMV Art.43: Competencias personales en conocimiento y experiencia de los miembros de los CA y prácticas societarias, así como de los informes anuales en cuanto a los asuntos que al menos deben contemplar.

La LMV en cuanto a la responsabilidad de los miembros del CAdm. Cubre ampliamente las sanciones por incumplimiento u omisiones, incluyendo a los ejecutivos relevantes, al igual que a los auditores externos, asesores independientes de las entidades.

El CMPC incluido en la LMV redondea las prácticas de contar con un código de conducta, que incluya el conflicto de intereses y separación de funciones.

Es ahí donde queda claro que si un prestador de servicios dependiente o independiente a la entidad, sobre todo los consejeros independientes (y el comisario que en la práctica podría guiarse como norma particular supletoria en cuanto a las actividades e informes antes mencionados, “supletoriedad” si la LMV se utiliza como guía) deben percibir un emolumento, para evitar dudas de ser dependientes de la administración”.

El único tema de gobierno corporativo que a la fecha es polémico, es el que las entidades cuenten con un plan de sucesión de los miembros del CAdm. (o comisarios por “supletoriedad”). De ahí que la práctica anual de autoevaluación del CAdm. y CA es una herramienta objetiva que coadyuva a la calidad de sus miembros y a la rotación saludable que la edad no perdona.

La LMV obliga a las sociedades públicas a que cada junio suban a la página de internet de la Bolsa Mexicana de Valores, el grado de adhesión al CMPC, a través de un cuestionario que la Comisión Nacional Bancaria y de Valores revisa y contacta en su caso a las emisoras.

V. DIFERENCIAS ESTRUCTURALES DEL COMISARIO CON EL COMITÉ DE AUDITORÍA

En cuanto a su estructura de los órganos de vigilancia existen diferencias del comisario con el CA en cuanto a su:

Designación y remoción:

  1. Comisario: por la asamblea de socios.
  2. CA: 3 a 7 miembros por el CAdm. y su presidente cuando menos por la asamblea de socios.

Reporte a:

  1. Comisario: a la asamblea de socios.
  2. CA: al CAdm.
  3. Auditor externo: a la asamblea socios y al CAdm.
  4. Auditor interno: al comité de auditoría; si no lo hubiere al CAdm. o administrador único.
  5. Contralor o gerente administrativo: al director general.

VI. SIMILITUD DE ACTIVIDADES DEL COMISARIO CON LAS DEL COMITÉ DE AUDITORÍA

Resumen de principales actividades del comisario similares a las del CA y prácticas societarias y de gobierno corporativo, adaptables al tamaño y organización de la entidad y prevenir o mitigar riesgos que son el objeto central de su vigilancia:

  • REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.
  • NOMBRAMIENTO Y REVISIÓN AUDITOR EXTERNO.
  • REVISIÓN AL AUDITOR INTERNO.
  • APROBACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES.
  • REVISIÓN CONTROL INTERNO, RIESGOS/CONTROLES Y PREVENCIÓN DE FRAUDES.
  • REVISIÓN DE TI.
  • REVISIÓN PARTES RELACIONADAS.
  • REVISIÓN DISPOSICIONES LEGALES.
  • CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA.
  • INFORMES Y ACTIVIDADES ANUALES.

Síntesis de cada una de estas 10 actividades:

  1. REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS:

1.1. DATOS SOBRESALIENTES VS. PRESUPUESTO.

1.2. E/F VS. PRESUPUESTO Y AÑO ANTERIOR.

1.3. RAZONES FINANCIERAS.

1.4. TABLERO DE CONTROL – INDICADORES CLAVE (BALANCED SCORECARD).

1.5. NO AUDITADA: MENSUAL, BIMESTRAL O TRIMESTRAL.

1.6. AUDITADA: ANUAL.

2A. NOMBRAMIENTO DEL AUDITOR EXTERNO:

2A.1. IDENTIFICACIÓN PERFIL DESEABLE.

2A.2. SELECCIÓN DE DESPACHOS A COTIZAR.

2A.3. ENTREGA DE INFORMACIÓN A CANDIDATOS.

2A.4. RECIBO PROPUESTAS Y SU PRESENTACIÓN.

2A.5. RESUMEN DE LAS PROPUESTAS.

2A.6. MATRIZ COMPARATIVA DE PROPUESTAS.

2A.7. PRESENTACIÓN AL COMISARIO O CA.

2A.8. RECOMENDACIÓN AL CAdm.

2B. REVISIÓN AL AUDITOR EXTERNO:

2B.1. PLANEACIÓN: ENTREVISTA Y PRESENTACIÓN

2B.2. RIESGOS DE AUDITORÍA: VALIDACIÓN.

2B.3. VISITAS PRELIMINARES: HALLAZGOS.

2B.4. ASUNTOS PENDIENTES ANTES CIERRE AÑO.

2B.5. VISITA FINAL: DIFERENCIAS NO AJUSTADAS.

2B.6. REVISIÓN BORRADOR INFORME DE AUDITORÍA

2B.7. CARTAS DE RECOMENDACIONES DEL AUDITOR.

2B.8. EVALUACIÓN ANUAL AL AUDITOR EXTERNO.

  1. REVISIÓN AL AUDITOR INTERNO:

3.1. PROGRAMA Y PRESUPUESTO ANUAL.

3.2. INFORMES TRIMESTRALES SOBRE HALLAZGOS CON NIVEL DE RIESGO ALTO.

3.3. SEGUIMIENTO PUNTUAL A LA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DE RIESGO ALTO.

3.4. EVALUACIÓN ANUAL AL AUDITOR INTERNO.

  1. APROBACIÓN DE POLÍTICAS CONTABLES:

4.1. DE CONFORMIDAD CON NIF O NIIF, Y CRITERIOS DE LA AUTORIDAD REGULATORIA, EN SU CASO.

4.2. TRANSPARENCIA.

4.3. CONSISTENCIA.

4.4. ELECCIÓN DE LA POLÍTICA CONTABLE MÁS PRUDENCIAL EN CASO DE EXISTIR OPCIONES.

  1. REVISIÓN CONTROL INTERNO, RIESGOS/CONTROLES Y PREVENCIÓN DE FRAUDES:

5.1. REVISIÓN MATRICES DE RIESGO POR CADA PROCESO 0PERATIVO O ADMINISTRATIVO CLAVE.

5.2. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES EN CADA PROCESO CLAVE.

5.3. SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA EXTERNA E INTERNA DE ALTO RIESGO.

5.4. PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y DESCUBRIMIENTO DE FRAUDES: DENUNCIAS, OPERACIONES CON BANCOS, CLIENTES, PROVEEDORES O EL PERSONAL.

  1. REVISIÓN DE TI:

6.1. DIAGNÓSTICO POR ASESOR DE TI INDEPENDIENTE.

6.2. SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA EXTERNA E INTERNA DE ALTO RIESGO.

6.3. INVITACIÓN A UN ASESOR DE TI INDEPENDIENTE PARA EL COMISARIO, CA O DIRECTOR GENERAL. ESTE ASESOR PUEDE SER MIEMBRO DEL CA EN FUNCIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA TI EN LA ENTIDAD.

6.4. PLANES DE SEGURIDAD, CONTINUIDAD Y RECUPERACIÓN DE DATOS.

  • REVISIÓN PARTES RELACIONADAS:

7.1. REVISIÓN POLÍTICA SOBRE OPERACIONES VINCULADAS, ES DECIR, CON PARTES RELACIONADAS.

7.2. RECOMENDACIÓN AL CAdm. POR PARTE DEL COMISARIO O CA PARA REALIZAR OPERACIONES CONFORME A ESTA POLÍTICA: SUJETAS A AUTORIZACIÓN PREVIA O A NOTIFICACIÓN POSTERIOR.

7.3. INFORME TRIMESTRAL AL COMISARIO O CA DE OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS LLEVADAS A CABO CONFORME A ESTA POLÍTICA.

  1. REVISIÓN DISPOSICIONES LEGALES:

8.1. REVISIÓN MARCO LEGAL APLICABLE A LA ENTIDAD.

8.2. REVISIÓN ANUAL DE LISTADOS DE CUMPLIMIENTO FIRMADOS POR RESPONSABLES DE LLEVARLOS A CABO.

8.3. AUDITORÍA LEGAL EXTERNA C/2 O 3 AÑOS.

8.4. SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES DEL AUDITOR LEGAL CON NIVEL DE ALTO RIESGO.

8.5. SEGUIMIENTO ACUERDOS ASAMBLEA Y CAdm.

  1. CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA:

9.1. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES.

9.2. REGLAS CUMPLIMIENTO DE LOS VALORES.

9.3. INDUCCIÓN Y CERTIFICACIÓN AL CÓDIGO.

9.4. ENCUESTA ANUAL CUMPLIMIENTO CÓDIGO.

9.5. BUZÓN SUGERENCIAS, QUEJAS, DENUNCIAS.

9.6. VEREDICTOS DEL COMITÉ AD HOC DE ÉTICA.

9.7. MEJORA CONTINUA DEL CÓDIGO.

  1. INFORMES Y ACTIVIDADES ANUALES:

10.1. INFORME ANUAL A LA ASAMBLEA O CAdm.

10.2. AUTOEVALUACIÓN DEL COMISARIO O CA.

10.3. PLAN DE ACCIÓN SOBRE LA AUTOEVALUACIÓN.

10.4. PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES.

10.5. PLAN SUCESIÓN COMISARIO/MIEMBROS DEL CA.

CONCLUSIÓN

La función y actividades del comisario o del comité de auditoría (y prácticas societarias) vertidas en este escrito deben adaptarse al tamaño de la sociedad en que sus estatutos contemplen un órgano de vigilancia.

Por lo tanto, una valiosa ayuda para lograr una mejor práctica del comisario, además de sus conocimientos, experiencia y lectura del CMPC, puede ser en cuanto a la ejecución de sus obligaciones el guiarse acerca de su función, actividades y emisión de informes en los artículos 42 y 43 de la LMV, ya que la LGSM solo enumera sus facultades y obligaciones.

C.P.C. y P.C.F. Eduardo Argil Aguilar

Asesor independiente y Comisario de empresas

argil_eduardo@hotmail.com

 

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