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Responde al cuestionario: ¿Cuál es tu IQ para el fraude?

Responde al cuestionario: ¿Cuál es tu IQ para el fraude?
septiembre 01
2015

Averigua si tus conocimientos sobre la prevención de fraude son suficientes para asegurar que la organización está protegida contra posibles defraudadores.

El fraude sucede en compañías de todos los tamaños, en todas las industrias y en todos los países. Casi seguro sucederá en una compañía que no establezca medidas enérgicas de prevención. ¿Sabes qué iniciativas son las más efectivas para disuadir a los potenciales defraudadores? ¿Son tus clientes los que quedan sin protección? ¿Tienes las habilidades para proteger los recursos organizacionales contra los defraudadores? Responde a este cuestionario y averígualo.

[1] Hablando en general, ¿cuál es el objetivo principal de una evaluación del riesgo de fraude?

a. Estimar las pérdidas por fraude en una organización.

b. Ayudar a los directivos de una organización a identificar las áreas más vulnerables al fraude.

c. Establecer la culpa o inocencia de un empleado sospechoso de haber cometido fraude.

d. Evaluar el diseño y efectividad de los controles internos sobre la información financiera.

[2] En mayo de 2013, el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO, por sus siglas en inglés) emitió una actualización de su Control Interno-Marco Conceptual Integrado original. Según el principio 8 del nuevo marco conceptual, la administración de una organización debiera considerar el potencial de fraude al evaluar los riesgos para el logro de objetivos. ¿Cuál de los siguientes NO es uno de los atributos específicos asociados con este principio en el marco conceptual actualizado de COSO?

a. Reportar casos pasados de fraude e identificar las medidas instrumentadas para prevenir que sucedieran de nuevo.

b. Considerar cómo podría la administración participar en, o justificar acciones inapropiadas.

c. Evaluar las oportunidades de cometer fraude.

d. Evaluar los incentivos y presiones para cometer fraude.

[3] La administración de Brooks Co. recientemente desarrolló una política antifraude. El objetivo es asegurar que los empleados se familiaricen con la política y que entiendan las señales de alarma o focos rojos del fraude. La administración quiere también usar la política para enfatizar el compromiso de la compañía hacia la prevención del fraude. El director ejecutivo de Brooks Co. encarga a Patrick que desarrolle un programa de entrenamiento antifraude para comunicar la política al personal de la compañía. ¿Cuál de las siguientes es una práctica óptima que Patrick debiera instrumentar al diseñar el programa de entrenamiento antifraude?

a. Diseñar el programa de modo que cubra la política antifraude con detalles minuciosos, asegurando que se trate cada componente de la política durante el entrenamiento.

b. Usar solo cursos de autoestudio en línea para el entrenamiento, en vez de seminarios presenciales, de modo que los empleados puedan terminar el entrenamiento a su propio paso.

c. Entrenar a cada empleado de la compañía sobre la política antifraude, centrando el entrenamiento en mayor proporción en la administración de alto nivel.

d. Hacer que un tercero conduzca el entrenamiento antifraude para asegurar que parezca imparcial, sin sesgos y que no parezca acusatorio.

[4] ¿Cuál de las siguientes prácticas se recomienda para prevenir el fraude?

a. Reducir la percepción de la detección.

b. Establecer y adoptar un sistema de acciones disciplinarias para los infractores de las reglas.

c. Requerir que todos los empleados reporten a su supervisor inmediato cualquier preocupación que se relacione con fraude.

d. Asegurar un mando autocrático por parte de la administración.

[5] Ellen es la gerente de contrataciones en Wallace and Co., una firma contable pública. Ella sabe que investigar cuidadosamente a los potenciales empleados es esencial para el programa de prevención de fraude, de modo que ella revisa y analiza todos los currículums antes de citar a una entrevista. De las siguientes, ¿cuál es el área más común de falsificación en los currículums?

a. Certificaciones falsificadas.

b. Grados o títulos universitarios ficticios.

c. Omisión de empleos anteriores.

d. Exageración de fechas de empleos anteriores.

[6] ¿Qué lado del triángulo del fraude se trata de reducir al establecer un sistema efectivo de controles internos?

a. Oportunidad.

b. Presión.

c. Racionalización.

d. Capacidad.

[7] El fraude por reembolso de gastos preocupa prácticamente a casi todas las organizaciones. ¿Cuál de los siguientes controles sería el MENOS efectivo para prevenir este tipo de fraude ocupacional?

a. Requerir que los reportes de gastos se sometan dentro de las dos semanas de la fecha en que se incurrió en el gasto.

b. Requerir copias electrónicas de los recibos de gastos.

c. Requerir revisión y aprobación de los reportes de gastos por parte del supervisor de la persona.

d. Requerir que los reportes de gastos incluyan el comprobante original de todos los gastos.

[8] Recientemente se contrató a Kelly como consultora antifraude para el Grupo Guadalupe, una compañía local privada. La administración del Grupo Guadalupe quiere asegurarse de que los esfuerzos de la compañía para prevención y detección de fraude son estratégicos y eficientes, así que la administración pidió a Kelly centrarse en los controles que históricamente han sido los más efectivos. Si Kelly se apoya en las estadísticas de detección del fraude ¿cuál de los siguientes métodos de detección debiera enfatizar Kelly durante su trabajo?

a. Auditorías externas.

b. Auditorías internas.

c. La línea directa (mecanismo de informantes).

d. Revisión de los estados financieros por la administración.

Una política antifraude es un componente integral de un programa de prevención, pero no sirve si se queda sobre el escritorio.”

[9] La función de compras es una de las áreas de más alto riesgo de fraude. En consecuencia, deberán hacerse esfuerzos enérgicos para asegurar que se establezcan fuertes controles antifraude sobre los procedimientos de compra. Todas las medidas siguientes se recomiendan para mitigar el riesgo de fraude de compras EXCEPTO:

a. Separar la función de compras de la función de pagos.

b. Prohibir la competencia de licitaciones en el proceso de compras.

c. Usar requisiciones, pedidos, y reportes de recibido prenumerados.

d. Asignar números de identificación a los vendedores aprobados.

[10] ¿Cuál de las siguientes es una política apropiada para minimizar las presiones a los empleados para que cometan fraude?

a. Establecer planes de trabajo rígidos de modo que todos los empleados tengan el mismo horario diario.

b. Dar solo información mínima al personal respecto de actividades de alto nivel y de estrategias corporativas de la compañía.

c. Establecer medidas disciplinarias severas para los infractores en vez de incentivos para los informantes.

d. Otorgar una compensación que se base en el desempeño y no una compensación que se base en utilidades.

RESPUESTAS

[1] (b) Uno de los primeros pasos para prevenir el fraude es una evaluación de qué riesgos de fraude están presentes en una organización. Una evaluación de riesgos de fraude es un proceso dirigido a identificar y tratar de manera proactiva lo que hace más vulnerable a una organización.

[2] (a) El 14 de mayo de 2013, el Comité COSO emitió la actualización de su Control Interno-Marco Conceptual Integrado. El marco original de control interno de COSO, de 1992, se considera la guía principal para la planeación de un sistema de controles internos. El nuevo es simplemente una mejora que se propone mantener la relevancia del marco original a la luz de los muchos cambios en negocios, entornos operativos, legislación y tecnología. Uno de los cambios más importantes en el marco conceptual actualizado es el requisito de “un principio específico de evaluación del riesgo relacionado con el riesgo de fraude”. El Principio 8 del marco conceptual dice: “La organización considera el potencial de fraude al evaluar riesgos para el logro de objetivos.” Los atributos incluyen:

  • Diversas maneras en que puede ocurrir el fraude. La evaluación del fraude considera la posible pérdida de activos, información fraudulenta y corrupción.
  • Los factores de riesgo. La evaluación de una entidad considera factores que influyen la importancia de la pérdida de activos y el impacto relativo sobre las operaciones, reportes y las actividades de cumplimiento.
  • Evalúa incentivos y presiones. La evaluación del riesgo de fraude considera los incentivos y las presiones.
  • Evalúa las oportunidades. La evaluación del riesgo de fraude considera las oportunidades para adquisiciones no autorizadas, uso o disposición de activos, alteración de registros de reportes de la entidad o la comisión de otros actos indebidos.
  • Valúa actitudes y racionalizaciones. La evaluación del riesgo de fraude considera cómo podrían la administración y otro personal participar en, o justificar acciones inapropiadas.

[3] (c) Una política antifraude es un componente integral de un programa amplio de prevención, pero esta no sirve para mucho si simplemente se queda sobre el escritorio. Son necesarios programas de entrenamiento para comunicar la política antifraude a todos los empleados. Debido a que los que están en una posición de poder tienen capacidad de cometer fraudes más devastadores y porque los empleados miran hacia la administración en busca de guías sobre la conducta, el entrenamiento en ética debiera centrarse en la administración. Quienes conducen el entrenamiento deben evitar abrumar a los empleados con detalles de la política sobre ética. Mientras que la política escrita debe ser detallada y precisa, el entrenamiento se propone servir como una visión general concisa que aporta a los empleados los puntos más importantes para proteger a la organización contra el fraude. Puede usarse una variedad de tipos de medios-seminarios en la red, autoaprendizaje en línea, manuales de trabajo y otros. En el caso de un seminario en vivo, los instructores deberá ser personal interno de la compañía que entiendan el clima ético y cultura de la organización.

[4] (b) Los esfuerzos de prevención del fraude se enriquecen mucho cuando los empleados están sujetos a un sistema de medidas disciplinarias para los infractores y de incentivos para quienes demuestran buena conducta. Los empleados deben saber que si violan la política de la organización, se les castigará. Para que sea efectivo un sistema de disciplina e incentivos debe aplicarse consistentemente en toda la organización de manera justa, balanceada y en forma incremental.

[5] (d) Contratar a una persona no ética puede llevar a un sinfín de problemas en cualquier compañía, especialmente una firma contable pública. Las consecuencias de contratar a empleados deshonestos podrían incluir pérdida de productividad, trabajo de mala calidad, publicidad negativa, clientes insatisfechos y costosos litigios. Estos problemas pueden prevenirse si hay la debida diligencia durante el proceso de reclutamiento. Según Marquet International, firma de consultoría sobre seguridad, el tipo más común de falta de honestidad de los solicitantes de empleo es la exageración en las fechas de trabajos pasados. Además del escrutinio de estos aspectos, Ellen deberá también estar pendiente de otras mentiras como grados y certificados falsificados, exageración de títulos y responsabilidades en puestos anteriores y referencias fraudulentas.

[6] (a) El triángulo del fraude, desarrollado por el criminólogo Donald Cressey, es un modelo para explicar los factores que causan que alguien cometa un fraude ocupacional. Según el modelo, deben estar presentes al mismo tiempo tres factores para que una persona cometa fraude: presión, oportunidad y racionalización. Establecer un sistema efectivo de controles internos reduce la oportunidad de cometer fraude. Como ninguna organización es inmune, es crítico que instituya controles de prevención de fraude en toda la organización, así como controles diseñados para prevenir esquemas específicos.

[7] (b) Ya que los costos de viaje son muy variables, puede ser difícil asegurar la legitimidad de todos los gastos. Cuando sea posible, debe pedirse a los empleados que presenten recibos originales en papel. Considerando la cantidad de operaciones electrónicas y por internet que realizan la mayoría de los negocios, esto no es siempre posible. Sin embargo, es mucho más fácil falsificar y alterar las copias electrónicas de recibos que los de papel. En consecuencia, debe ponerse especial atención a los recibos que lleguen por email o como anexo. Puede ayudar un procedimiento adicional de verificación, como corroborar precios de internet con los precios del sitio web del vendedor para descubrir los recibos electrónicos falsificados.

[8] (c) La detección inicial de un esquema de fraude es probablemente el momento más importante en el proceso. Puede dar como resultado menos pérdidas y poner a salvo la reputación corporativa. Según el Reporte a las Naciones sobre Fraude y Abuso Ocupacional 2012, de la Asociación de Examinadores Certificados del Fraude (ACFE, por sus siglas en inglés), los tips o “pitazos” son el método más común de detección del fraude desde que ACFE comenzó a rastrear estos datos en 2002. En el estudio de 2012, más de 43% de los fraudes se detectan por una información o aviso y más de 50% de estos avisos vinieron de empleados de las organizaciones víctima. Según el reporte de ACFE, es mucho más probable que las empresas con alguna forma de línea directa detectaran fraude con ayuda de un aviso que aquellas que no tenían esta línea. Al ofrecer a todos los empleados una manera segura y clara de reportar las sospechas de infracción, un mecanismo de reportes puede aumentar la percepción de detección y disuadir a un potencial defraudador de cometer un acto que dañe.

[9] (b) Un esquema de facturas falsas implica presentar facturas de compañías ficticias, manipular pagos a los vendedores y pagar gastos personales a través del sistema de compras. Debido a que la mayoría de los desembolsos de una empresa se hacen en el ciclo de compras, los esquemas de facturación falsa pueden ocultar robos más grandes que otros tipos de desembolsos fraudulentos, como el fraude de nómina y el fraude de reembolso de gastos. El prospecto de grandes recompensas, junto con el hecho de que este tipo de fraude puede cometerse sin que el perpetrador tenga realmente que manipular la malversación del efectivo o cheques en el trabajo, hace que los esquemas de facturación sean particularmente atractivos. Para protegerse, las compañías deben imponer prácticas de concurso de licitaciones o cotizaciones. El concurso de licitaciones es un método transparente de aprovisionamiento en el que se convocan las ofertas de los contratistas, proveedores o vendedores en competencia, publicando abiertamente el alcance, especificaciones y términos y condiciones del contrato propuesto, así como los criterios con los que se evaluarán las propuestas. El objetivo de la competencia de licitaciones es obtener bienes y servicios a los precios más bajos al estimular la competencia y evitar sesgos y fraude.

La segregación de deberes es también particularmente importante cuando se trata de prevenir esquemas de facturación falsa. Para una mayor efectividad y rendición de cuentas, las compañías suficientemente grandes deberían tener un departamento de compras separado. Sin importar el tamaño de la compañía, la función de compras debería ser aparte de la función de pagos. Ciertos controles preventivos mitigan también el riesgo de fraude de compras, como el uso de requisiciones de compra, pedidos y reportes de recibos prenumerados. Adicionalmente, deberá aprobarse a todos los vendedores y deberá asignársele una identificación única antes de cubrir pagos.

[10] (d) La presión es uno de los factores clave que empuja a los empleados a cometer fraude, y puede provenir de muchas partes: necesidades de la familia, el deseo de estar a la altura del estilo de vida de algún amigo, una deuda personal o simple ambición. A menudo, la presión de cometer fraude se origina en la forma del trato de empleadores a empleados. El fraude ocurre con menos frecuencia cuando las personas tienen sentimientos positivos sobre sus empleadores que cuando sienten que se abusa de ellos o se sienten amenazados o ignorados. Los ambientes de trabajo negativos bajan la moral y los empleados que sienten que se les trata de manera injusta son más propensos a cometer fraude. En consecuencia, los esfuerzos enérgicos por aumentar la moral de los empleados pueden brindar un mecanismo efectivo de prevención del fraude. Algunas formas de incrementar la moral de los empleados incluyen ofrecer horarios flexibles de trabajo, incentivos a los informantes, mantener bien informado al personal sobre los planes y actividades estratégicas de la organización y dar una compensación competitiva.

Adicionalmente, reducir las presiones sobre los empleados por “alcanzar las cifras a cualquier costo” puede disminuir la probabilidad de fraude. Una forma de reducir las presiones es dar una compensación por desempeño y no por utilidades o por ingresos. En algunas industrias y para algunos puestos, la compensación es más efectiva cuando se liga a ventas o utilidades. Cuando es así, es importante monitorear el desempeño del personal muy de cerca y asegurarse de que se hacen todos los esfuerzos por prevenir que los empleados exageren los ingresos u otras formas claves de medición.

CALIFICACIÓN

  • Si contestó nueve o 10 de las preguntas de manera correcta, felicitaciones. Su arsenal de conocimiento antifraude está bien armado y listo para ayudar en la lucha contra la conducta fraudulenta.
  • Si contestó siete u ocho preguntas de manera correcta, va por buen camino. Siga aumentando su conocimiento sobre prevención del fraude.
  • Si contestó menos de siete preguntas de forma correcta, tal vez quiera desempolvar sus conocimientos sobre fraude. Ampliar los conceptos ayudará a asegurar que obtenga lo que se necesita para que sus activos estén protegidos contra los posibles defraudadores.

>Este artículo es una reseña del original titulado “What’s your fraud IQ?”, publicado en Journal of Accountancy, julio de 2014. Traducción para Veritas, del Colegio de Contadores Públicos de México, por Jorge Abenamar Suárez Arana. AUTOR ORIGINAL: Catherine Lofland (clofland@acfe.com) y Andi McNeal (amcneal@acfe.com) pertenecen a la Asociación de Examinadores Certificados del Fraude.

Redacción Grupo Medios
veritas@colegiocpmexico.org.mx

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