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Organizaciones no lucrativas: cómo pueden reducir el riesgo de fraude

Organizaciones no lucrativas: cómo pueden reducir el riesgo de fraude
agosto 01
08:00 2015

Las organizaciones sin fines de lucro dependen de la recaudación de fondos, obsequios y donaciones, que las hace más vulnerables al fraude si no hay un control adecuado y oportuno.

Algunos de los fondos para las organizaciones no lucrativas (NFP, por sus siglas en inglés) se generan en eventos o de un impulso por ayudar, así que no hay cuentas por cobrar en sus libros. Esto significa una oportunidad para un estafador que tiene acceso al efectivo que se recibe en estos eventos.

Además, no hay seguimiento de la mercancía donada y no se contabiliza una vez que la recibe la NFP. Se suele pagar menos al personal de estas que al de empresas de lucro, así que hay más probabilidad de racionalizar el fraude.

Agréguele que las NFP suelen operar con pocos empleados que tienen un entrenamiento limitado, y que la organización puede estar haciendo esfuerzos por asegurarse de que sus controles sean adecuados para prevenir o disuadir el fraude.

A continuación, algunas áreas que merecen la atención de la administración para asegurarse de que hay controles para prevenir y detectar errores, que pueden ser causados, o no, sin intención.

PROTEGER LOS DONATIVOS

Deben tomarse cuidados cuando la NFP celebra un evento de recaudación de fondos como una subasta silenciosa o una comida en la que patrocinan una organización o una persona.

Para las subastas silenciosas, las ofertas o licitaciones deben documentarse y la oferta ganadora debe validarse con quien hizo la oferta. El pago de una oferta ganadora puede hacerse en la subasta o abonarse a una cuenta. Si se hace el pago en la subasta, los fondos deberán recibirse en custodia doble, una persona custodia la documentación de la oferta ganadora y otra recibe físicamente los fondos. Una vez que se han cobrado y contado todos los fondos y que se ha documentado la cantidad, una tercera persona debe preparar los fondos, depositándolos a más tardar la siguiente mañana. Alguien más deberá conciliar la documentación de la oferta, la documentación que comprueba recepción de los fondos, y el volante de depósito para asegurar que fueron depositados todos los fondos recibidos.

Si el pago se hace a una cuenta, deberá tenerse cuidado de validar la cantidad con el postor ganador. Además, la persona deberá estar enterada por adelantado a dónde mandará el pago y cómo recoger el artículo o mercancía. Cualquier cancelación debe aprobarla una persona que no maneje la actividad diaria de cobros, incluyendo el seguimiento con quien colocó la oferta.

Si las mesas son por patrocinio y los fondos se recaudan en cada mesa, algunos pagos se harán en efectivo en el evento. Deberá haber un sobre de pago por cada persona en cada mesa. Los sobres deberán colectase y abrirse bajo un arreglo de doble custodia. El donante deberá recibir una carta o recibo de confirmación en el evento o por correo.

Las quejas por confirmaciones no recibidas deberá tomarlas una persona que no sea la responsable de colectar y depositar los fondos.

ASEGURAR LAS MERCANCÍAS DONADAS

Muchas NFP tienen malos controles y registros sobre los artículos donados aun cuando la mercancía donada puede ser igual de susceptible al robo que el efectivo. Un empleado puede simplemente llevarse a casa la mercancía donada para su uso/consumo personal, para venderla en la red o para regalarla a un amigo o a un familiar.

Son importantes un buen registro, un inventario regular de los artículos donados y políticas y procedimientos documentados para su manejo y disposición para asegurar el buen uso de la mercancía donada.

Las políticas deben indicar cómo y por quién será usada la mercancía y cómo se dispondrá al final de su vida. Deberá haber una segregación de deberes sobre el recibo de la mercancía y su distribución. La administración deberá realizar inventarios periódicos de la mercancía y mantener los registros para verificación.

LO QUE SÍ Y LO QUE NO

Las prácticas de contratación sanas y la apropiada segregación de deberes pueden ayudar a reducir el riesgo de que las NFP sean víctimas de fraude.

Muchas NFP encuentran difícil atraer y contratar personas bien calificadas para los puestos menores de la organización. Incluso los puestos de nivel ejecutivo pueden tener una paga menor que en organizaciones de lucro. Esto significa un potencial para un importante factor de riesgo de fraude: la “racionalización”. La menor paga crea el peligro de que los empleados racionalicen que se merecen una mejor compensación, creando una actitud mental que puede llevar al fraude. Este riesgo se complica con el hecho de que muchas NFP dependen en buen grado de la confianza y no hacen una verificación periódica. No verificar esto por cierto tiempo, crea la oportunidad de cometer fraude.

Sin importar el tipo de NFP, la organización debe asegurarse que tiene buenas prácticas de contratación. Específicamente la NFP deberá verificar las referencias y el historial sobre antecedentes penales. Cuando se contrata a una persona para un puesto de responsabilidad fiscal, la NFP debe checar el crédito del solicitante. La administración no debe colocar a una persona que tenga un mal crédito en un puesto de responsabilidad fiscal que requiera una confianza ciega.

Pueden hacerse muchas preguntas sobre las referencias que trae un candidato, pero una lo dice todo: ¿es elegible la persona para una recontratación? Si la respuesta es “no”, quizá no importe la razón. ¡Cuidado señor comprador!

Las prácticas de contratación sanas y la apropiada segregación de deberes pueden ayudar a las organizaciones no lucrativas a reducir el riesgo de fraude”.

SEGREGAR DEBERES

El concepto de segregación de deberes asegura que ninguna persona tenga individualmente el completo control de una misma operación: por ejemplo, la misma persona no debería tener la capacidad de ingresar nuevos vendedores al sistema, ingresar facturas, imprimir y enviar cheques a los vendedores y conciliar cuentas bancarias. Al introducir a una segunda persona en el ciclo de la transacción, reduce la organización la oportunidad de cometer fraude porque entonces se necesitaría complicidad para realizar el esquema.

Una NFP cuyo número limitado de empleados impida la adecuada segregación de responsabilidades debe enfatizar sus controles de detección como conciliaciones de cuentas, comparaciones de presupuesto contra realidad, reporte de excepciones e inspecciones sorpresa o conteos de efectivo, por decir algunos. Uno de los controles más importantes es la conciliación de los estados de cuentas bancarias. Esta tarea debe realizarla una persona que no esté manejando las operaciones diarias.

Más aún, la persona que realice las conciliaciones necesita tener el entrenamiento apropiado para detectar señales de alarma de actividades impropias. La conciliación debe ir más allá de asegurar que coincidan el estado de cuentas del banco, los talones de depósito y los asientos del sistema contable. Deberá considerar las señales de alarma de esquemas comunes de fraude como:

  • Sustitución de efectivo con cheque. En este esquema, el empleado tiene acceso al efectivo recibido durante el día. Por ejemplo, los recibos del día mostraban 2 mil dólares en pagos con tarjeta de crédito, mil dólares en cheques y mil en efectivo. Durante el día le llega al empleado un cheque por 100 dólares que era “inesperado”, por ejemplo, un reembolso o un cheque que no era parte de un saldo de cuenta por cobrar. El empleado simplemente toma el cheque inesperado de 100 dólares y lo mete al depósito del día y saca 100 dólares en efectivo. Al final del día, el depósito total del día sigue siendo 4 mil dólares, pero la “forma” del depósito ha cambiado a 2 mil en pagos de tarjeta de crédito, mil 100 en cheques y 900 en efectivo. Para detectar un esquema de sustitución de cheque en vez de efectivo, la persona responsable de conciliar la cuenta debe validar la forma de pago (es decir, efectivo, cheque o tarjeta de crédito).
  • Empalmar los depósitos. Este esquema también se conoce como “robarle a Pedro para pagar a Pablo”. El empleado saca efectivo de los ingresos del día. El empleado retrasa varios días el depósito del día y saca fondos de los ingresos de días posteriores para reponer entradas del primer día. En un caso, los depósitos de mi cliente tenían un retraso de más de dos meses. La persona responsable tenía siempre una razón para el retraso de los depósitos y la administración siempre la aceptaba. Para detectar este esquema, la persona responsable de conciliar la cuenta debe asegurarse de que los recibos de cada día se depositen a más tardar a la mañana siguiente. A mayor retraso, mayor la oportunidad de cometer el empalme de los depósitos
  • Agregados y lavado de cheques. Se puede cometer un esquema de agregados interna o externamente a la NFP. En este esquema, el defraudador recibe un cheque a nombre de la organización NFP, por ejemplo, “Moss Adams Foundation”. El empleado simplemente agrega las letras “on” a Adams, y ahora el cheque dice que es pagadero a “Moss Adamson Foundation”. El empleado abre una cuenta bancaria a nombre de Moss Adamson Foundation, deposita el cheque y gasta el dinero.

Las NFP deben mantenerse vigilantes para entender sus riesgos y asegurarse de que tienen los controles adecuados”.

En un esquema de lavado del cheque, el defraudador literalmente lava el cheque, usando limpiadores domésticos y escribe su nombre o el de un cómplice en la línea de beneficiario. Entonces el defraudador cobra el cheque y gasta el dinero. En un caso, el defraudador tachó el nombre de mi cliente y escribió su propio nombre en la línea del beneficiario. Para detectar estos esquemas, la persona responsable de conciliar la cuenta debe cotejar la imagen de la copia del cheque contra el beneficiario del sistema contable y buscar señales de alteración del cheque como un nombre diferente o cambios manuscritos al nombre del beneficiario o a la cantidad.

Al final del día, las NFP deben mantenerse vigilantes para entender sus riesgos y asegurarse de que tienen los controles apropiados para brindar seguridad razonable de que su información se mantiene intacta, confiable y exacta, y que sus recursos están asegurados de manera apropiada. No hacer esto puede dar como resultado una catástrofe financiera y de reputación.

>Este artículo es una reseña del original titulado “How not-for-profits can reduce risk”, publicado en Journal of Accountancy, junio de 2014. Traducción para Veritas, del Colegio de Contadores Públicos de México, por Jorge Abenamar Suárez Arana. AUTOR ORIGINAL: Nancy Young (nancy. young@mossadams.com) lidera el grupo de Investigaciones de Fraude y Contabilidad Forense en Moss Adams LLP.

Redacción Grupo Medios
veritas@colegiocpmexico.org.mx

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