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La empresa después de COVID-19

La empresa después de COVID-19
noviembre 01
2020

El trabajo a distancia plantea el reto de crear nuevas formas de gestión y estructura organizacional, que deben atenderse lo antes posible.

La pandemia ha provocado que la actividad económica tenga distintos replanteamientos sobre la conformación de una compañía. El gobierno de una empresa, responsable de mantener y acrecentar su valor al generar mayores ingresos y disminuir costos y gastos a mediano y largo plazos, es también quien debe poner la pauta sobre los principales cambios o adaptaciones. Los autores clásicos y vanguardistas explican que el diseño de una estructura de organización depende de la idea de quien la administra y cómo ejercerá su acción de gobierno conforme a los resultados que espera. Es quien planeará cómo distribuir las actividades, funciones, interrelación, revisión y supervisión, recordando que su principal encomienda es crear valor. Por otra parte, está claro que una empresa debe ser capaz de adaptarse a las circunstancias internas y externas. En este sentido, su gobierno gestionará cómo hacerlo. Para ello, debe considerar la estructura organizacional y conce- bir dónde se harán los ajustes innovadores. Se trata de un reto basado en el trabajo a distancia, que generará nuevas formas de gestión.

El problema de la oficina remota

La pandemia por COVID-19, junto con el aislamiento forzado, derivaron en mudar muchas funciones fuera de la oficina. Se están explorando varios planteamientos sobre cómo deberán realizarse, pero no todas pueden implementarse a distancia. La idea generalizada de plantear cambios y métodos de trabajo bajo la seguridad sanitaria, podría generar más problemas que beneficios. Los esquemas tradicionales sobre los que se explican las estructuras organizacionales, donde se encuentran enfoques según objetivos, misión y visión, resaltan estas propuestas:

  • Atender a los perfiles profesionales de cada función. Considerar qué cliente llegará.
  • Dar mayor peso al producto y el reconocimiento que tiene en el mercado.
  • Tomar en cuenta la ubicación geográfica de la empresa y sus unidades de negocio.
  • Atender a un proyecto. Hacer énfasis en por qué inicia una actividad económica específica.

Sin profundizar en las peculiaridades de los puntos anteriores, el presente artículo propone reflexiones tempranas que la organización debe considerar, cuando se ejerce un gobierno bajo el esquema de funciones a distancia.

La estructura por funciones debe ser flexible. Es necesario determinar las actividades que se puedan desarrollar a distancia, buscando la eficiencia y la reducción en las erogaciones, como contramedida ante la inminente erosión de los ingresos, a consecuencia de una actividad económica nacional detenida que tendrá una lenta recuperación.

Conforme a la literatura clásica de estructuras organizacionales, cada función tiene un perfil profesional basado en la división del trabajo, es decir, la distribución de actividades, atendiendo al esfuerzo físico, habilidades y conocimiento. Con esta premisa se decantan tres funciones:

Operativa o núcleo de trabajo. Se refiere a los empleados que mayormente tienen que realizar un esfuerzo físico o intelectual, y se asocia directamente con una enajenación de bienes o una prestación de servicios que genera un ingreso.

Línea media. Se ubica como un elemento que entrelaza las tareas operativas y las de gobierno.

Gobierno o ápice estratégico. Este segmento gestiona cómo se realizarán las actividades para que la empresa genere valor.

Plantear la estructura

El trabajo a distancia ha hecho que se analice si todas las tareas pueden realizarse de ese modo. Durante estos meses de confinamiento, se ha observado que en las actividades relacionadas con enajenación de bienes, las funciones medias son las idóneas para llevarlas a cabo de forma remota, en tanto que para las prestadoras de servicio, lo son las operativas y medias; incluso se podría pensar lo mismo para casos excepcionales, como el gobierno.

Sin embargo, hacer aseveraciones concluyentes y simplistas, como en el párrafo anterior, genera problemas. Lo mejor es dedicar tiempo a estudios, como los inventarios y matrices de riesgos, o realizar un análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), el cual permite hacer cambios ágiles al integrar cuatro premisas que derivan de una lluvia de ideas interrelacionadas. Las respuestas al FODA brindan conclusiones para tomar acciones prontas y muestran salidas o correcciones, para disminuir riesgos.

Por otro lado, tomar decisiones aisladas respecto de las funciones que pueden llevarse a distancia, generaría espejismos, al pensar que se tendrían los siguientes beneficios potenciales:

  • Ahorro en espacios de trabajo del personal que laborará a distancia.
  • Oportunidad para disminuir costos en alquiler de oficinas.
  • Posibilidad de generar ingresos sobre las áreas propias inutilizadas.
  • Menores gastos de mantenimiento.
  • Disminución de tiempo hora/hombre, durante el traslado, su costo e, incluso, el gasto en alimentación, entre otros.

Al planear la posibilidad de implementar el trabajo a distancia, se debe actualizar el control interno relacionado con políticas y funciones, planteando y respondiendo las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo se efectuará la supervisión?

2. ¿Qué medios electrónicos y software se usarán?

3. ¿Qué tipo de equipo se necesita?

4. ¿Cuáles son los accesos y restricciones para los colaboradores?

5. ¿Quién efectuará la inversión inicial?

Además, si no se considera la restitución de los gastos del trabajador, la implementación está destinada al fracaso, ya que éste recriminará y reclamará el reembolso. El gobierno de la empresa, al ser responsable de plantear los ajustes en la estructura organizacional antes de la pandemia, debe explicar cómo el cambio por un trabajo remoto genera beneficios, enfatizando la necesidad de actualizar su sistema de control interno, sin perder de vista los objetivos de negocio.

C.P.C. y P.C.FI. Juan Carlos Cubas Chávez
Integrante de la comisión de Apoyo al Ejercicio Independiente del Colegio
Socio fundador del despacho Cubas Chávez
puravidademexico@hotmail.com

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