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Industria 4.0: Digitalización de los costos mediante empresas tecnológicas

Industria 4.0: Digitalización de los costos mediante empresas tecnológicas
febrero 22
13:58 2017

¿EN DÓNDE ESTAMOS?

La modernidad está diferenciada por el marco de revoluciones que se han dado a lo largo de la historia. Se dice que el término revolución se marca a partir de un movimiento intelectual que tiene como objetivo principal alcanzar el progreso con el desarrollo de nuevas ideas (RAE, 2016). Grandes han sido las consecuencias de la primera revolución industrial que hoy día siguen latentes; sus efectos se reflejaron en una serie de transformaciones socioeconómicas, tecnológicas y culturales, que permitieron el desarrollo de las industrias y el abastecimiento de productos de primera necesidad.

Sin embargo, no ha sido la única revolución que ha marcado la historia moderna; en décadas pasadas se han visto varios cambios revolucionarios que han mejorado significativamente la manera de crear nuevos productos. Y actualmente, estamos en el inicio de una cuarta revolución industrial.

Esta etapa, descrita por el Dr. Geissbauer y Stefan Scharauf en su estudio: “Industry 4.0: Building the digital enterprise 2016“; se caracteriza por la digitalización de los procesos manufactureros y consiste en tres fases: la digitalización de la vista horizontal de la empresa y la cadena de valor que generará el aumento de los volúmenes de datos que se podrán consultar para la toma de decisiones; nuevos modelos de negocio digitales y acceso de los clientes a nuevos datos de la empresa para una mayor conectividad del cliente; digitalización de productos/servicios que se ofrecen  para una mejor interfaz entre el hombre y la máquina.

Así bien, se prevé que se generen cambios significativos en la administración de empresas, pero ¿los administradores/ejecutivos están conscientes de estos cambios y de las grandes posibilidades que traen consigo? Es difícil responder la pregunta. No basta realizar una fuerte inversión de parte de las empresas para poder integrarse  a  esta  nueva  era,  sino  que  también  deben  enfocarse  en  desarrollar herramientas administrativas, contables y tecnológicas que permitan un control y supervisión de los progresos.

Se retomará aquí el sistema de costos, la cual es una herramienta muy importante que debe considerarse. Definido por la Facultad de Ingeniería de la UNAM, como el conjunto de procedimientos, técnicas, registros y herramientas que valúan, acumulan y asignan costos de los procesos en la empresa manufacturera, asigna capas de costos y lleva el control mediante métricas que permiten ver el progreso y la realización correcta de los procesos (2016). Este concepto, en épocas recientes se ha tomado con mayor conciencia, no sólo en empresas manufactureras, donde inicialmente se introdujo. Hoy día, debe ser la prioridad de cualquier  empresa, ya que la cuarta revolución industrial tomará como uno de los objetivos principales, disminuir costos para maximizar beneficios, con lo que se quiere conseguir una mayor inversión hacia la digitalización y mejorar la calidad de trabajo de los empleados de la empresa (Martínez, 2016).

Paralelamente, se retomará la herramienta tecnológica y administrativa  indispensable que permite a la empresa integrarse a esta era, es el ERP (Enterprise Resource Planning/ Planeador de los Recursos de la Empresa). Esta herramienta también ha cobrado popularidad en los últimos años, ayudando a tomar decisiones administrativas y de producción, entre muchos de sus otros usos.

Como objetivo del ensayo, se espera que el lector entienda la relación estrecha de estas herramientas para la digitalización de costos respondiendo a la siguiente pregunta: ¿cómo la implementación de un sistema de costos mediante un ERP puede ayudar a crecer y solucionar algunos de los problemas en la digitalización y reducción de costos en la empresa moderna?

Los temas a tratar son: la empresa digital como nueva propuesta a la tradicional empresa manufacturera; los beneficios que se consiguen al tener un ERP; el impacto de un nuevo sistema de costos en los objetivos de la empresa, el futuro de los costos, cómo mejorar la administración empresarial y la toma de decisiones para que no existan repercusiones en el capital humano de la empresa.

UNA EMPRESA DIGITAL

De acuerdo a estudios realizados por PricewaterhouseCoopers (PwC), se espera que al menos 10% de las compañías manufactureras alcancen un aumento del 30% de sus ingresos y al mismo tiempo un 30% de sus costos disminuirán para el 2020. Desde luego, es una meta muy comprometedora que se espera conseguir maximizando los procesos de producción. Para que una empresa consiga este objetivo, es necesario considerarla una empresa digital, pero ¿qué es una empresa digital y qué la hace diferente a las empresas tradicionales manufactureras? Se define a una empresa digital, como aquella empresa que maximiza el uso de los sistemas de información para la optimización eficiente de sus procesos de negocio y como principal herramienta administrativa cuenta con un ERP, que facilita la administración de recursos empresariales (Sánchez, 2016). Para entender un poco más la importancia del ERP, se deben definir sus objetivos y características.

De acuerdo al portal ORACLE, un ERP está definido como una aplicación informática que permite administrar todos los procesos de negocio de una compañía en forma integrada (2016). Algunos de los objetivos que el Dr. Geissbauer considera tiene el ERP son: optimización, simplificación y gestión de procesos empresariales, tanto productivos como administrativos; acceso de una manera confiable, fácil y concisa de la información que se recolecta a través de todas las áreas que la empresa tiene en operación y compartir información para mejorar la toma de decisiones.

Un sistema ERP no es sencillo de implementar, debe de revisarse previamente que la empresa cuente con los requerimientos necesarios para que funcione. Algunos de los aspectos más importantes que debe de anticipar la empresa son: infraestructura tecnológica, equipos de cómputo, equipo de empleados implementador y capital necesario para comprar el sistema. Según Guillermo Cuéllar (2016), los pasos más importantes que debe de realizar la empresa en todo este proceso se pueden resumir en:

  1. Organizar el proyecto
  1. Definir las medidas de desempeño.
  2. Crear un plan inicial de las metas esperadas del
  3. Capacitación de personal para el proyecto, integración de bases de datos e instalar hardware y
  4. Capacitación del personal de la
  5. Integración de
  6. Ejecución.
  7. Mejorar continuamente el ERP

Aun así, estos pasos no son suficientes para garantizar una maximización de los procesos. Uno de los mayores retos al que se enfrentan las empresas manufactureras ante el cambio cultural de la sociedad es mantener a sus clientes interesados en los productos. Este reto se contiene en la siguiente pregunta: ¿cómo personalizar la producción en masa? La respuesta más diversificada, consiste en reducir costos mediante sistemas de costos por volúmenes, ofreciendo al cliente mayor número de opciones en productos a gran escala y satisfacer las necesidades de sectores específicos(Vilana, 2016). Por lo tanto, la empresa se ve en la necesidad de contar con un sistema de costos que permita documentar cada etapa de sus procesos, dictar reglas y cuantificarlos con métricas para observar el progreso positivo o negativo en las actividades. Existe una variedad de sistemas de costos, pero aquí solo trataremos a dos: Sistema de Costos por Volumen (VBC) y Sistema de Costos por Actividades. (ABC; por sus siglas en  inglés Activity Based Costing).

El VBC permite simplificar la asignación de costos de los productos, utilizando una sola base de prorrateo en la asignación de gastos  indirectos de fabricación. Sin embargo, este sistema no es eficiente en la nueva era de digitalización. Por lo que se recurre al sistema de costos por actividades (ABC), que consiste en la asignación de los gastos indirectos de fabricación en actividades  o procesos de la empresa. Con la nueva asignación, se consigue información valiosa de la empresa que es almacenada y procesada en el ERP (Dr. Schlaepfer, 2016).

Algunas de las ventajas que se pueden obtener del ERP en la integración con el  ABC son: integración de la cadena de suministros, producción y proceso administrativo, que permiten una mejor visibilidad en los objetos de costos y centros de costos; integración de múltiples sitios y unidades de negocio, unificando las  reglas y costos, incrementando comunicación y colaboración global de la empresa (Cuéllar, 2016). Esta integración dual es ocurrente en grandes cadenas productoras, que permiten tener sistemas de costos diferentes en varias unidades de productos, haciendo más fácil el seguimiento y diversificación de productos y servicios.

Existen otras razones menos relacionadas con la producción que sustentan la decisión de digitalizar los costos. Una de ellas es la integración uniforme de la información financiera, que siempre se busca tener bajo un mismo formato todos los costos y gastos relacionados a cada área de la empresa (MacDougall, 2016). En la interacción con el ERP, se muestran varios módulos llamados controlling o performance, que permiten a la empresa la integración de su información. Otra razón importante, es el control de inventarios que puede ayudar a tener una mayor planificación de los procesos de producción, aumentar la rotación de inventarios y poder disminuir la existencia de inventarios con el propósito de evitar devaluaciones de los mismos. También el sistema permite una mayor comunicación y seguridad en el procedimiento de los procesos, que garantizan y tienen información en todo el momento de cada orden de los clientes. Otra ventaja significativa es la estandarización de la información de recursos humanos; algunas empresas cuentan con diversas unidades de negocio o áreas muy separadas, en las que cuesta tener una unificación de la información de los empleados, pero con el ERP puede tenerse un mayor control interno de los empleados (Schwab, 2016).

De acuerdo al ranking 2016 de Corporate Knights, la empresa digital más sustentable en este año es BMW, empresa manufacturera de carros de lujo alemana, que tiene como estrategia reducir costos y ser líder de mercado, ha podido cumplir con su estrategia mediante la implementación de un ERP que recauda información y reduce el tiempo de solvencia de los problemas más relevantes de la administración y procesos de producción, haciendo sistemas automatizados que están al alcance de los trabajadores obteniendo respuestas al instante. BMW instaló un ERP (SAP R/3) que está conectada a través de una gran variedad de aplicaciones y sistemas, permitiendo tener control en la manufactura, envío y requisición de las órdenes que recibe la empresa (Macías, 2016). Existen más ejemplos de empresas que han podido reducir sus costos y digitalizar sus procesos mediante la implementación de un ERP, pero ¿cuál es la expectativa global de las empresas con la digitalización en el futuro?

Si bien, todavía existe una baja expectativa de implementar al en su totalidadun sistema empresarial, contar con alguna herramienta de análisis empresarial genera una ventaja competitiva. Solamente en América se estima que el 32% de las empresas cuentan con una digitalización pero se prevé que dentro de 5 años esta digitalización pase a ser el 74% del sector manufacturero, mejorando específicamente el área de datos y analítica (Solomon, 2016). En general, en todas las industrias, se estima que aumente en al menos 50% la inversión en áreas de datos y analítica y que en los próximos 5 años al menos el 83% de las empresas cuenten con estas áreas (Mercawise, 2015). Para muchos, una implementación de ERP puede traer riesgos que puedan ocasionar pérdidas capitales o de integración para la empresa, pero las ventajas superan por mucho en beneficio lo que alguna desventaja podría ocasionar como pérdida (MacDougall, 2016).

IMPACTO DE LOS ERP

Más allá de las ventajas y desventajas que pueden tenerse de una ERP debe analizarse el impacto social, económico y administrativo que ha generado en los últimos tiempos. Como se comentó en la introducción, según expertos como Cornelius Baur y Dominik Wee (2016) la industria 4.0 está comenzando pero este movimiento no puede ser posible sin las tecnologías predecesoras que han dado la pauta a las empresas para que tengan una mayor actuación en el mercado y en su propia producción. Muchos son los casos en que empresas manufactureras y de distribución han decidido ofrecer servicios digitales que se acoplen a sus cadenas de valor y generen una diferencia con ayuda de sus ERP dando soporte a la empresa. Un ejemplo de servicio es la tendencia de compra en línea (e-commerce). Mariano Terán (2016) menciona que el ERP ha permitido tener información en tiempo real de los inventarios dando al cliente una mejor experiencia en muchas empresas mexicanas. Otro gran impacto generado por el ERP es la centralización en el análisis de datos ya que al menos 44% de las empresas esperan que en los próximos 5 años puedan ofrecer servicios de análisis de Big Data (Meneses, 2016), obligando a las empresas a generar, almacenar y analizar información de sus procesos para generar planes y calendarios de producción e introducirlos en la empresa, haciendo  eficientes sus productos. Algunos ejemplos de sincronía de información se muestran en la posibilidad de conocer información administrativa para producir de acuerdo a la demanda en tiempo real de los clientes o mejorar los procesos de la empresa o los niveles de inventario. Por todos estos ejemplos se ve el fuerte impacto del ERP en un nuevo mercado productivo y no solo se ve en el desarrollo interno de la empresa.

FUTURO DE LOS COSTOS

El costeo de una empresa llega a ser considerado el apartado menos importante en la digitalización, pero se ha mostrado que es la base para mejorar la toma de decisiones porque requiere tener conciencia en la información más relevante de la empresa. Por lo tanto es necesario tener un orden y seguimiento en la información que se obtiene de la empresa. Los datos vienen de diversas fuentes, formatos áreas de la empresa, por lo que es esencial tener especialistas que puedan traducir y convertir esa información en valor. En la actualidad, muchas empresas solo usan su información para analizar y reportar sus procesos, que es información importante para un sistema de costos, pero ¿cómo puede utilizarse esta información en nuevas herramientas que permitan un mejor uso del sistema de costos? Recientemente consultoras como PwC han propuesto usar información (Data) para predecir la demanda de productos, así como presupuestar producción y predecir el desarrollo  de mercados (Dr. Geissbauer y Schrauf, 2016). Se espera conseguirlo mediante la utilización de algoritmos que optimicen los procesos económicos y se vuelva una tendencia administrativa.

CALIDAD EMPRESARIAL

De acuerdo con la Encuesta Mensual de la Industria Manufacturera (EMIM), según el INEGI, en el mes de julio del 2016, había 3 millones 568 mil 870 personas trabajando en la industria manufacturera, de las cuales 2 millones 895 mil 164 son obreros. Analizando, se observa que el 80% de trabajadores son obreros. ¿Qué debería hacer la parte administrativa de la industria manufacturera para que esta parte laboral de la industria esté integrada en la nueva digitalización?

El impacto en el capital humano es una de las mayores preocupaciones que se tienen en la nueva revolución industrial, de acuerdo a expertos como Luis Roberto Martínez. El papel que toman las fuerzas laborales en la sistematización es indispensable, ya que sin la debida capacitación serán un gasto más que un costo  de la producción. Como se muestra en la ilustración 1, existe una preocupación en el mercado laboral que provocará el aumento de empleos especializados en gestión y negocios, por lo tanto, las empresas deben tomar medidas precautorias que  permitan a sus trabajadores prepararse para poder desempeñar un trabajo digno y calificado en las empresas.

4.0

CONCLUSIÓN

El camino para la digitalización de las empresas parece aún largo, pero el cambio empieza poco a poco y cada vez se encamina más a lograr la máxima eficiencia en reducción de costos mediante la optimización de los procesos o, en casos necesarios, la reingeniería total de los procesos, sustentados obviamente por las nuevas herramientas tecnológicas que aquí se han mencionado.

En resumen, se espera que la digitalización de la empresa genere una reducción de gastos desde el control en tiempo real de la calidad basada en análisis de Big data, visibilidad en tiempo real de procesos y variación de productos, hasta el análisis de ERP y la predicción de mantenimiento de los activos utilizando análisis de algoritmos para optimizar reparaciones y mantener calendarios para evitar pérdidas de tiempo de producción.

También se espera integrar vertical y horizontalmente los procesos  con herramientas tecnológicas, como sensores, que rastreen productos o líneas de productos que ayuden en la logística, digitalización y automatización de procesos para un mayor uso del capital humano en otras operaciones y finalmente con el incremento en la escala de producción y la introducción a nuevos y más variados mercados de productos. Por lo que los sistemas de costos recibirán un fuerte impacto en los años próximos y se espera que los administradores se integren ya a la nueva era tecnológica informados y con propuestas que beneficien a la empresa y a sus trabajadores.

Citando a Henry Ford: “El verdadero progreso es el que pone la  tecnología  al alcance de todos”, las expectativas de cumplir con los objetivos que se plantea esta nueva era podrán mejorar los procesos de muchas empresas y mejorar la calidad de productos y servicios, así como se mejore la calidad de trabajo de los empleados por lo que se fomenta la investigación y documentación de métodos y procesos que permitan conocer casos reales de empresas que han podido alcanzar la máxima eficiencia y ahorro de costos.

María Fernanda Garay Pineda

Tercer lugar del 11vo Concurso de Ensayo Universitario “Carlos Pérez del Toro”

Instituto Tecnológico Autónomo de México

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