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El presupuesto como base de planeación y control en la empresa

El presupuesto como base de planeación y control en la empresa
noviembre 29
15:29 2013

Por C.P.C. Y P.C.C.A Francisco Javier Paniagua Sánchez

Coordinador General de Cursos de la  Comisión de Apoyo al Ejercicio Independiente

paniaguafco@hotmail.com

En este artículo abordaremos el tema del presupuesto y por lo tanto comentaremos la importancia que tiene para la empresa su preparación y uso como una herramienta de planeación y control.  Conoceremos un poco de su origen, las ventajas, importancia, factores para elaborar un buen presupuesto, la elaboración de un presupuesto de ventas, del presupuesto de egresos y del presupuesto de flujo de efectivo.
Fue en las últimas décadas del siglo XVIII cuando el ministro de finanzas de Inglaterra sometía a consideración del Parlamento sus planes de gastos para su adopción y control. Es por esto que el sector gubernamental fue quien inició la utilización del presupuesto y en virtud de sus beneficios y utilidad fue adoptado por varios países europeos en la segunda década del siglo XIX y por los estados unidos en 1821. No fue sino hasta después de la primera guerra mundial cuando el sector privado se dio cuenta que podía utilizar el presupuesto para prever y controlar sus gastos.

Qué significa o cuál es la definición de presupuesto. La palabra presupuesto se deriva del francés antiguo bougette o bolsa, de donde derivó la palabra inglesa BUDGET y en razón de su significado o definición, nos encontramos que existen diversas definiciones, de las cuales, sólo de manera enunciativa citaremos algunas:

El diccionario de la Real Academia Española lo define como: cómputo anticipado de costos de obras, gastos y rentas.

Otra definición nos dice que es un plan de acción  dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Y otra definición más de presupuesto nos señala que consiste en el establecimiento formal de los objetivos y metas de la gerencia expresados en términos financieros, para un período específico.

De estas definiciones, destacan los siguientes conceptos: plan, anticipación, meta, objetivo, cumplimiento, costos y gastos, condiciones previstas. De todos estos conceptos podemos derivar una definición que sería: el presupuesto consiste en un plan debidamente estructurado que establezca metas y objetivos financieros propuestos por una entidad para un período específico.

A continuación señalaremos los factores que hacen importante la utilización del presupuesto para la empresa.

·         Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

·         Contribuyen a mantener el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.

·         Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias y para  redireccionarlas hacia los objetivos que se persiguen.

·         Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de la planeación financiera de la empresa.

·         Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

·         Sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Los objetivos que se persiguen en la implementación de un presupuesto son los siguientes:

·         Planear integral y sistemáticamente las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

·         Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes áreas de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

·         Lograr una  adecuada y funcional organización de la empresa

·         La coordinación de todos los departamentos, haciendo que operen como un conjunto unificado hacia un objetivo común.

Existen distintos tipos de presupuestos, por lo que en una primera clasificación diremos que de acuerdo al tipo de entidad que lo aplica, el presupuesto es de carácter público y de carácter privado. La característica fundamental que distingue el presupuesto gubernamental del presupuesto privado, consiste en que el presupuesto gubernamental lo preparan los gobiernos estimando primero sus gastos y después la manera de cubrirlos por supuesto por la vía de los impuestos, en cambio las empresas privadas primero tienen que estimar sus ingresos y después predeterminar su aplicación, es decir: los gastos en los que se va a aplicar. En el presente artículo abordaremos el tema desde el punto de vista de su aplicación en la empresa privada.

Hasta aquí hemos comentado brevemente los antecedentes del presupuesto, su definición, importancia y objetivos, por lo que ahora nos plantearemos la situación y problemática a que se enfrenta una empresa cuando va a implementar un presupuesto. Para ello, iniciaremos por preguntarnos si nos es  familiar alguna de las siguientes expresiones o nos hemos visto ante cualquiera de las siguientes interrogantes:

·         ¿Cuánto debo vender en el mes para cumplir mis metas?

·         ¿Cuáles serán los ingresos para esta semana y para este mes?

·         ¿Cuáles son los compromisos de pago para esta semana?

·         ¿Cuál es el flujo de efectivo de esta semana?

·         ¿Cuánto debo de producir para que no falte  producto terminado para la venta?

·         ¿Cuánto y cuándo debo solicitar mi materia prima para no detener la producción?

·         ¿Cuáles son y cuanto importan mis gastos fijos mensuales?

·         ¿Cómo saber si el efectivo con que cuento me alcanzará para los pagos que tengo que hacer?

Bien, si te has identificado con alguna o algunas de estas interrogantes, entonces lo que necesitas es establecer un presupuesto como herramienta de control y administración y como parte del proceso de planeación financiera a seguir en la empresa.

Ahora bien, antes implementar un presupuesto, es pertinente conocer las situaciones que se van a enfrentar en el  proceso de implantación las cuales se deben superar. Estas situaciones son: desarrollo de sofisticación administrativa, desarrollo de un plan de ventas realista, desarrollo de objetivos y metas realistas, comunicación adecuada con la alta dirección, flexibilidad para aplicar los planes, actualización constante del sistema y fundamento del plan en estimados.

Por otra parte, es conveniente conocer los requisitos que se deben considerar para formular un buen presupuesto. Estos requisitos son:

Respaldo directivo  –

Liderazgo y comunicación

Dirección y vigilancia –

Supervisión minuciosa y continua en su realización

Análisis y estudio de las desviaciones

Fijación del período presupuestal –

De acuerdo con la naturaleza de las     operaciones

Coordinación para la ejecución del plan o política –

Sincronización de actividades a través del gerente – responsable

Exposición del plan o política –

Manuales instructivos

Conocimiento de la  empresa –

Objetivos, organización, necesidades

Finalmente se deben considerar los siguientes factores para la elaboración de un buen presupuesto.

·      Planeación estratégica y financiera de la empresa

·      El uso de estándares de información es vital para el plan

·      Período presupuestal

·      Mecánica de los presupuestos

·      Control Presupuestal

·      Manual del presupuesto

Hechas las precisiones anteriores, el primer paso para establecer un presupuesto, consiste en generar  un plan a  largo plazo, que puede ser de tres a cinco, o hasta diez años, y a partir de éste tomando el primer año, se desarrolla lo que se conoce como Presupuesto Maestro, el cual se  expresa en términos financieros y representa los planes de la gerencia para la operación y la utilización de los recursos de la empresa para ese determinado período de tiempo.

El presupuesto maestro se integra como sigue: plan de utilidades, presupuesto de ingresos, presupuesto de egresos y  presupuesto de inventarios.

La preparación del presupuesto se inicia con el cálculo del  presupuesto de ingresos, el cual se integra de los siguientes presupuestos: de ventas ordinarias, de ventas extraordinarias   y de otros ingresos. Para el cálculo del presupuesto de ingresos se deben considerar los siguientes factores: específicos de ventas, de fuerzas económicas generales y de influencia administrativa. A su vez, los factores específicos de ventas se dividen en: de ajuste, de cambio y corrientes de crecimiento y los factores de ajuste se subdividen en de efecto perjudicial y de efecto saludable.

Con el propósito de lograr una mayor comprensión y por la importancia que tienen estos factores para la estimación de los ingresos, ampliaremos la explicación sobre su significado.

Los factores de ajuste perjudicial son aquellos que influyen negativamente en las ventas del ejercicio anterior  que deben tomarse en cuenta para presupuestar los ingresos del siguiente ejercicio. Por ejemplo un incendio, huelga o algún evento no recurrente que hubiera disminuido la operación normal de la empresa.

Los factores de ajuste saludable son aquellos que beneficiaron los volúmenes de venta del ejercicio anterior  y que seguramente no se volverán a presentar. Por ejemplo un contrato especial de venta.

Los factores de cambio son aquellos que de introducirse ciertos cambios, ofrecen un medio para estimar las ventas. Estos cambios pueden ser: en el producto, en el método de producción, en el mercado y en el método de venta.

Ejemplos de estos cambios pueden ser: cambios en el producto, rediseño del mismo producto, cambio de material, cambio de presentación. De los cambios en el  método de producción, mejora de instalaciones, mejora en el proceso productivo. De cambios en el mercado, cambio en la moda, cambio de población, actividad económica. De cambios en el método de venta, en precios, en servicios, en publicidad.

Los factores corrientes de crecimiento se refieren al aumento a las ventas,  teniendo en cuenta la inercia desarrollada por la industria a la cual pertenece la empresa.

Las fuerzas económicas generales representan factores externos que también influyen en el momento de cuantificar las ventas. Los datos que pueden orientar son los proporcionados por entidades gubernamentales, instituciones de crédito y organizaciones particulares. Estos datos son: poder adquisitivo de la moneda, finanzas federales, producción, precios, crédito, etc.

Respecto al factor de influencia administrativa, este se refiere a las decisiones que puede tomar la administración, después de ponderar los factores específicos de venta y las fuerzas económicas generales lo que quiere decir que la empresa una vez evaluados los factores anteriores puede optar por: cambio en el tipo de producto, cambio en la naturaleza del producto, analizar nuevas políticas de mercados, aplicar nuevas políticas de publicidad o bien un cambio en su política de distribución o cambio en precios.

No obstante lo anterior, al momento de presupuestar los errores más comunes que se cometen son: falta de apoyo de la dirección, no establecer o definir las bases del presupuesto, sumarle la inflación a las ventas del año anterior, sumarle a los gastos un x% en relación con los del año anterior, no asignar a alguien especializado para el manejo del presupuesto ni contar con un área específica para su manejo.

Ahora bien, ya comentados todos los factores que se deben considerar para determinar un presupuesto, presentaremos la fórmula a aplicar para determinar el presupuesto de ventas. Esta fórmula es la siguiente:

Fórmula

Fórmula con valores

Pv =  (V + F)  E  A

Pv = Presupuesto de ventas.

V   = Ventas del año anterior.

F   =  Factores específicos de ventas:

           a = Factores de ajuste.                                  (+)

           b = Factores de cambio.                                (-)

           c = Factores corrientes de     crecimiento.  (20%)

E  = Fuerzas económicas generales.

       (% estimado de realización,                       (+)(8%)

       previsto por  economistas)

A  = Influencia administrativa.

       (% estimado de realización por la             (+)(5%)

        administración de la empresa)

14,125

                                                                10,000

            1,000

    500

 2,000

12,500

1,000

625

14,125

Determinado el presupuesto de ventas, éste se puede dividir por línea de producto, en forma mensual, por zona de ventas, por vendedor, etc., de tal manera que proporcione elementos que permitan darle seguimiento para verificar su cumplimiento.

Una vez que se tiene el presupuesto de ventas, el siguiente paso consiste en  determinar el presupuesto de inventarios o de compras, es decir el presupuesto de las materias primas y materiales, primer elemento del costo, relativo a lo que se necesita producir o en su caso adquirir para poder cubrir lo que se pretende vender.

Para determinar el presupuesto de inventarios o de compras es necesario conocer la cantidad de producción que se requiere para contar con las existencias de  productos que se van a vender, considerando por supuesto las existencias con que se cuenta así como el inventario para mantener el nivel de existencias. Así, conociendo la cantidad de productos a vender menos las existencias o inventario de dichos productos más el inventario que debe quedar al cierre del período presupuestado, el resultado nos da la cantidad de producción que se debe realizar.

Con la información anterior y conociendo la cantidad en unidades de materia prima y materiales que se requiere para producir cada artículo (explosión de materiales), se  debe dar valor a las unidades para poder determinar tanto en unidades como el valores el presupuesto de compras, el cual tendrá el detalle de productos a requerir calendarizado, considerando el tiempo que se tardan los  proveedores para surtir los materiales, así como el tiempo que se lleva el proceso de producción desde que inicia hasta que el producto se encuentra en almacén o en piso listo para su venta. Para valorizar las compras se puede acudir a los contratos de compra ya firmados, a los precios de las últimas cotizaciones que se hubieran obtenido de los materiales a comprar y considerando, en todo caso, las variables que pudieran ocurrir por la situación del mercado. (Inflación, cotización de moneda extranjera en caso de importaciones, alzas por escasez de productos, etc.)

Una  vez que se cuenta con la información anterior, es posible calendarizar la fecha en que se tiene que realizar el pedido, el material que se debe adquirir, así como la cantidad de material, lo que permite la ventaja de hacer pedidos globales como un factor de mejor negociación de precio. Este presupuesto incluirá, también, el presupuesto de los materiales que se requieren adicionalmente a la producción como son los materiales de envase y empaque. Finalmente y con toda esta información presupuestal, se tendrán elementos que permitan preparar el flujo de efectivo que será base fundamental para prever los momentos de obtención de recursos así como los requerimientos  de  pago tanto a proveedores como personal y otros que se requieran como inversiones, préstamos etc., y  al cual más adelante nos referiremos .

El segundo elemento de la producción a presupuestar es el de la mano de obra y los sueldos y salarios del personal. En el caso de la mano de obra tanto directa como indirecta que interviene en la producción, es necesario conocer la   capacidad de producción de la maquinaria y equipo con que se cuenta, la cantidad y nivel de personal que interviene en cada parte del proceso de producción, los salarios  y prestaciones que percibe el personal, el tiempo en el que se produce cada tipo de artículo, etc. Con esta información, se puede  cuantificar el costo de la mano de obra tanto directa como indirecta que participa en la producción de cada artículo que se fabrica.

Una etapa sustancial de los presupuestos es la elaboración del presupuesto del  flujo de efectivo. Este presupuesto es la herramienta más importante para conocer el flujo de los recursos de corto plazo, debido a que el ciclo operativo comienza con la inversión de efectivo en la compra o manufactura de inversión y termina con la recuperación del efectivo con la cobranza de las cuentas por cobrar. El conocimiento por anticipado de las necesidades de efectivo, permite a la empresa proveerse para una liquidez óptima y encontrar, la mejor manera de financiar el negocio.

El presupuesto de efectivo se compone de dos partes que son: el presupuesto de ingresos y el presupuesto de egresos. En el caso de los ingresos, estos se originan por: ventas de contado, ventas a crédito, otros ingresos, préstamos y aportaciones de capital. En el caso de los egresos, estos corresponden a: pago de sueldos y salarios, compras de contado, pago de pasivo a proveedores, inversiones en activos, pago de impuestos, pago de préstamos e intereses.

La preparación del presupuesto de efectivo tiene los siguientes objetivos:

·         Diagnosticar cuál será el comportamiento del flujo de efectivo a través del período de que se trate.

·         Detectar en qué momento habrá faltantes y sobrantes de efectivo y  a cuánto ascenderán.

·         Determinar si las políticas de cobro y de pago son las óptimas.

·         Determinar si es óptimo el monto de recursos invertidos en efectivo.

·         Fijar políticas de dividendos.

·         Determinar si los proyectos de inversión son rentables.

La preparación del presupuesto de efectivo inicia por los ingresos, por supuesto a partir de la información que se genera del presupuesto de ventas, por lo que  ese presupuesto no sólo debe incluir el importe de lo que se venderá en  unidades y valores; adicionalmente será necesario que contenga información sobre la forma en que se realizarán esas ventas precisando el importe de las que se harán de contado y el importe de las que se realizarán a crédito ( de acuerdo con la política 30 ó 60 días)  para que a partir de esa información, se programe el ingreso de recursos que por este concepto tendrá la empresa. Para que el presupuesto de flujo de efectivo incluya la totalidad de recursos de los que podrá disponer la empresa, será necesario analizar de manera similar a la que se siguió para determinar el presupuesto de ventas, los ingresos que por otros conceptos se pudieran generar entre ellos, productos financieros, maquilas, ventas de bienes, etc. De esta manera se podrá calendarizar semanal, quincenal y mensual la entrada de recursos y se conocerá la cantidad de recursos de los que se dispone para enfrentar las erogaciones que se deben realizar para la operación de la empresa.

La otra parte del presupuesto de flujo de efectivo es la relativa a los egresos. Este presupuesto está íntimamente relacionado con el presupuesto de compras el cual, de igual manera que el presupuesto de ventas, deberá incluir la forma en que se realizarán las compras precisando el importe de las que se realizarán de contado así como el importe de las que se realizarán a crédito en los plazos convenidos para su pago, lo que permitirá calendarizar los compromisos derivado de las compras de materias primas y materiales que se utilizarán para la producción.

Otra parte sustancial del presupuesto de egresos es el pago de la nómina y ésta por si misma representa un compromiso de pago semanal en el caso de  mano de obra directa e indirecta la  cual se determina también conociendo las necesidades de producción y por supuesto los rangos de salarios del personal que participa. Con esta información es posible cuantificar  y calendarizar su pago independientemente de las variaciones que pudiera tener debido a las necesidades mismas de la producción, ya sea por la contratación de personal adicional que se requiera para hacer frente al incremento de la producción, o bien  por la necesidad de pago de horas extraordinarias, para el caso de que se requiera que el mismo personal trabaje tiempos adicionales porque debido a su grado de especialización resulte más conveniente. Por otra parte, también con base en la producción será factible determinar cuando el importe de la nómina disminuirá debido a que se requerirá menor cantidad de personal para obtener la producción que se requiera conforme al presupuesto de ventas. En relación con la nómina de administración, distribución, almacenes, etc. habrá que considerar que su comportamiento es constante, excepto por movimientos de personal que requieran hacerse fundamentalmente ligados al proceso de ventas y de producción. Otra variable que podría incidir para efectos de su cuantificación sería por ejemplo el hecho de tener una política de revisión anual de sueldos, lo que se tendría que considerar como parte del presupuesto. También influye en la determinación del presupuesto de nómina, el pago de comisiones al personal las cuales se vinculan directamente con la venta. Los elementos anteriores nos dan la base para determinar el presupuesto de nómina y calendarizarlo como parte del presupuesto de egresos de la empresa y por supuesto como parte del presupuesto de flujo de efectivo.

En cuanto a los otros conceptos de gastos que se realizan como parte del proceso de operación de la empresa, para determinar sus cifras presupuestales, es necesario clasificarlos en fijos y variables, lo que permitirá estimar su importe y por consecuencia la cantidad que se debe considerar en el presupuesto de flujos de efectivo. Como ejemplo de conceptos de gastos fijos podemos considerar: renta, agua, teléfono, electricidad, seguros, limpieza, publicidad, cuyos importes se pueden presupuestar en forma mensual. En cuanto a los conceptos de gasto variable éstos, por definición, se deben estimar con base en la producción  o a las ventas. Un caso concreto es el de las comisiones que se pagan a personal del área de ventas y los viáticos. Existen adicionalmente algunos conceptos de gasto fundamentalmente de tipo administrativo por los que se puede acudir a la experiencia o a estadísticas que permitan cuantificar su monto a presupuestar. Algunos de estos conceptos de gasto que se encuentran en este tipo son: papelería, fotocopias, correos, gasolina, mantenimiento de equipos, reparaciones, etc. Con las cifras presupuestales determinadas conforme a lo indicado en los párrafos precedentes, se determina el importe de los egresos que es la segunda parte del presupuesto de flujo de efectivo.

Finalmente, cabe señalar que el presupuesto de flujo de efectivo permite conocer por anticipado la situación de la empresa en cuanto al manejo de fondos, de tal manera que se hace  posible prever los momentos críticos o de falta de recursos así como los momentos en los que puede tenerse excedentes de recursos. En cualquiera de las dos situaciones, lo importante es que con esa información se pueden tomar con la debida anticipación las medidas que permitan nivelar la situación financiera de la empresa, por ejemplo si se prevé escasez de recursos para cierto momento del ejercicio presupuestal, se está en la posibilidad de solicitar con la debida oportunidad un crédito que signifique recursos frescos que permitan nivelar las finanzas de la empresa, y por el contrario, si en algún momento del ejercicio presupuestal se  prevén excesos de recursos, también con toda oportunidad será posible determinar la mejor manera de utilizar dichos recursos bien sea mediante su inversión en la adquisición de bienes de capital, en el pago de créditos o bien en la inversión en títulos bancarios a mediano o largo plazo, de tal manera que permita la generación de intereses en beneficio de la empresa.

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