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Eficiencia Operacional

Eficiencia operativa, esencial para el negocio

Eficiencia operativa, esencial para el negocio
marzo 01
2020

No es cuestión de suerte. Existen razones financieras para medir la eficiencia de una empresa y prácticas para mejorarla.

Entre los empleados que están rediseñando procesos es común la pregunta ¿qué es ser eficiente y eficaz? Y viene la respuesta: “es hacer las cosas bien y a la primera”. La mejora continua y las certificaciones de calidad siguen siendo la forma más común para mejorar la eficiencia operativa de un proceso. Pero en la empresa convergen diversas disciplinas, y la eficiencia operativa también es un término financiero que se refiere a contar con el recurso preciso en el momento necesario.

La Real Academia Española de la Lengua define eficiencia como “la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. En los negocios el efecto determinado es la rentabilidad y para conseguirla se hace uso de los recursos humanos y financieros. Ahora que se lee de desaceleración económica mundial, y con el cambio de normatividad fiscal en México –como la eliminación de la compensación universal de impuestos–, cobra mayor importancia la eficiencia operativa, ya que las empresas están pasando por una disminución en su flujo de efectivo al aumentar su lapso para cobranza, lo que retrasa a su vez el pago a sus proveedores, continuando con el ciclo.

Se busca la eficiencia para obtener rentabilidad. Ésta es necesaria pero no suficiente para mantener un negocio en marcha. La falta de liquidez puede quebrar un negocio: desde no pagar al obrero, quien se va a huelga, hasta no liquidarle al proveedor, quien detiene el surtido de materia prima. La buena noticia es que la liquidez no es fortuita, es el resultado de la administración del negocio. El flujo de efectivo se debe planear a través de un presupuesto detallado y se deben controlar las variaciones.

Indicadores en el ciclo de la operación

Para medir la eficiencia operativa hay tres indicadores principales en el ciclo de la operación (rotación de inventarios, clientes o proveedores). No existe un resultado ideal, ya que éstos dependen por completo del tipo de negocio, su industria, su estacionalidad, su presencia en el mercado, entre otros aspectos. La mejor forma de medir los resultados es comparándolos en el tiempo para la misma empresa.

1 Rotación de inventarios = (inventario / costo de ventas) x días

Mide los días que tarda el negocio desde que recibe el inventario y hasta que lo vende. Mientras más bajo es el número de días, hay más eficiencia en la administración del inventario. Se debe medir al menos cada mes y comparar con el periodo anterior, la tendencia debe ser a la baja. Hay que tener cuidado de no enfocarse en mejorar el resultado de este indicador de manera individual, sino combinar el análisis con otros indicadores de ventas. Por ejemplo, los días de rotación de inventarios pueden disminuir porque bajó el tiempo que se mantiene el inventario antes de la venta (se vende más rápido, lo que es una mejora) o porque aumentó el costo (que puede afectar la rentabilidad). Además, para tener información más detallada, se puede medir por materia prima, producción en proceso y producto terminado.

2 Rotación de clientes = (clientes / ventas) x días

Mide los días que tarda el negocio entre la venta del producto hasta su cobro. Mientras más bajo es el número de días, se tiene más eficiencia operativa. La tendencia en este indicador también debe ser a la baja y la interpretación se debe hacer analíticamente; por ejemplo, si aumenta el número de días de clientes, puede ser porque hay problemas de cobranza (lo que requiere de mejora) o puede ser porque hay más ventas a crédito en el periodo. No se trata de disminuir la rotación de clientes sin tomar en cuenta otros aspectos del negocio, hay que recordar que se necesita eficiencia operativa y rentabilidad, por lo que el periodo óptimo de cobranza debe permitir tener más ventas y no perder clientes.

3 Rotación de proveedores = (proveedores / costo de ventas) x días

Mide los días desde que se recibe el inventario y hasta que se paga al proveedor. En este indicador la eficiencia operativa es mejor cuando el número de días es mayor. En el análisis se toma en cuenta que si aumenta el número de días de proveedores puede ser porque se está comprando a menor precio (se debe poner atención a que no demerite la calidad del producto) o porque se está comprando más producto a crédito en ese periodo (si no hay un mayor número de ventas programadas no es una mejora) o se compra a más días de crédito.

Con los tres indicadores de eficiencia de la operación calculados se puede conocer el número de días en los que el negocio tiene problemas de liquidez y por los que se requiere de financiamiento con la fórmula rotación de inventario + rotación de clientes – rotación de proveedores, como lo muestra el esquema a la izquierda.

En este ejercicio se pueden comparar los resultados con otros negocios de la misma industria para identificar si se tienen necesidades fuertes de eficiencia y en qué parte de la operación. Como con todos los indicadores, la comparación debe de tomar en cuenta la cuota de mercado de cada empresa y el nivel de ingresos.

¿Cómo se mejora?

Hay muchas formas y enfoques, aunque lo esencial es no limitarse en una estrategia sino atacar todos los elementos del capital de trabajo, en cada uno se mencionan algunas actividades que ayudan a mejorar la eficiencia:

Cobranza

Los dos elementos indispensables de la cobranza son la política de crédito y la labor de cobranza. El seguimiento a la proyección del flujo basada en el presupuesto, así como el control y explicación de sus variaciones son actividades periódicas. Para mejorar la eficiencia se pueden ofrecer descuentos por pronto pago (siempre que sean a una tasa menor a la que se pagaría por un crédito revolvente) y el factoraje.

Pagos a proveedores

La recomendación es priorizar pagos de nómina operativa y de créditos bancarios, seguido del pago a proveedores. Se recomienda hacer compras por mayoreo (mientras no generen mayores gastos de almacenamiento y administración), renegociar con proveedores condiciones de crédito o parcialidades, opciones de compensaciones o pagos en especie. El control de las variaciones presupuestales como actividad periódica es la herramienta que permite identificar en dónde y por qué se dan las desviaciones para enfocar los esfuerzos en su control. En el gobierno, antes de realizar el pago se verifica que se tenga disponibilidad presupuestal, así aseguran no erogar más de lo disponible.

Inventarios

En la medida de lo posible, hay que acercarse al just in time. Mantener inventario obsoleto y de lento movimiento es más caro para el negocio que diseñar promociones de ventas. Para mejorar la eficiencia de la rotación de inventarios, se debe vender más y más rápido, así como almacenar menos.

Tesorería

Algunas actividades para mejorar la eficiencia son invertir diariamente los saldos mínimos en bancos, así como hacer pagos con tarjetas de crédito corporativas con puntos o beneficios. El financiamiento de corto plazo es el recurso más común para hacer frente a la falta de flujo por el ciclo del negocio. Éste debe ser revolvente, con clean up y por el lapso de días calculado entre el pago a proveedores y el cobro a clientes.

Al contratar un crédito a largo plazo para hacer pagos de la operación se corre el riesgo de sobreendeudamiento y de confundir este flujo con un incremento de ventas. Además, algunas actividades alternativas para el financiamiento son la reestructura de deuda, préstamos de partes relacionadas y aportación de socios.

Impuestos por pagar

Algunas actividades de operación y administración que pueden mejorar la eficiencia en los pagos de impuestos son solicitar la disminución de pagos provisionales en el segundo semestre si el impuesto anual es menor al calculado con el coeficiente de utilidad actual; pedir pagos en parcialidades si la tasa bancaria es mayor. En la presentación de la declaración anual también se puede mejorar la eficiencia en los pagos, tomando en cuenta que si el coeficiente de utilidad para el próximo año es menor al actual, se deberá presentar la declaración anual a más tardar el 16 de febrero, de lo contrario después del 20 de marzo; si se solicitan devoluciones o se compensan impuestos, ahora se requiere documentar la materialidad de las operaciones y verificar que no tienen proveedores en listas definitivas del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF ), para no tener mermas en el flujo devuelto.

Costos y gastos

Independientemente de la eficiencia en pagos, hay actividades a realizar antes de tener la obligación del pago. Algunas actividades para disminuir los gastos son elaborar programas de ahorros en servicios básicos y de gastos no indispensables, identificar los no deducibles y sin requisitos fiscales ya que éstos son al menos 30% más caros por el pago adicional de ISR y reunir los requisitos, asimismo la optimización y automatización de sistemas y tecnología equivale a menor gasto de nómina y mayor control.

Mejora de procesos

La eficiencia operativa es muy amplia. Ya cubrimos la perspectiva financiera, pero otros aspectos a realizar para tener un mayor alcance son identificar las actividades que aportan valor agregado y la consecuente reducción de actividades de repetición, de mermas y de tiempos muertos; capacitación para mejorar tiempo y repeticiones; perfiles de puestos con actividades y responsabilidades definidas, y planeación estratégica (misión, visión, indicadores).

Estas tareas forman parte de las mejores prácticas para aumentar la eficiencia operativa, pero no son limitativas. La creatividad al optimizarlas es parte de lo que distingue a los negocios que sobreviven y crecen. Como se menciona al inicio del artículo, la eficiencia operativa tiene diversas acepciones dependiendo de la disciplina y área que se analiza. Las razones financieras de rotaciones del ciclo de operación y la medición constante del capital de trabajo de la empresa son necesarias para mejorarla desde las finanzas, pero esta actividad es interdependiente con otras áreas del negocio.

eficiencia operativa es muy amplia. Ya cubrimos la perspectiva financiera, pero otros aspectos a realizar para tener un mayor alcance son identificar las actividades que aportan valor agregado y la consecuente reducción de actividades de repetición, de mermas y de tiempos muertos; capacitación para mejorar tiempo y repeticiones; perfiles de puestos con actividades y responsabilidades definidas, y planeación estratégica (misión, visión, indicadores).

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MTIA y C.P.C. Lucia Rojas 
De la comisión técnica de Sector Empresa – Contraloría
Financiera del Colegio
rojas_lucia@rocketmail.com

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