Veritas Online

Control Interno

Denuncias de empleados: ¿Las dificultan las organizaciones?

julio 01
2015

La atención al detalle y la confianza que la administración dé a los empleados para que se sientan alentados y apoyados para reportar anormalidades son esenciales para un programa efectivo de reportes de fraude.

Las pérdidas por fraude alcanzan cerca de 5% de los ingresos anuales de una compañía típica. Las denuncias de los empleados son la principal forma en que se enteran las compañías del fraude interno, y de acuerdo con el Reporte a las Naciones sobre el Fraude y Abuso Ocupacional de 2014, de la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude, más de 40% son identificados vía las denuncias de informantes. Desde la promulgación en 2002 de la Ley Sarbanes Oxley (SOX), P-L- 107-204, a la aprobación del Acta Dodd-Frank de Reforma a Wall Street y Protección al Consumidor, P.L. 111- 203, se ha hecho énfasis en aumentar la disposición de los empleados a hacer denuncias sobre fraude. Las compañías que maximizan esta disposición a reportar internamente el fraude tienen la ventaja de que saben de los problemas antes de que se vuelvan asuntos mayores y antes de que los empleados tengan la necesidad de reportarlos fuera de la organización.

En su esfuerzo por contener el fraude, las compañías han instituido líneas “calientes” o directas sobre ética administradas por terceros, y el seguimiento de las quejas a cargo de auditoría interna y de los comités. Sin embargo, investigaciones recientes revelan varios aspectos contradictorios de la denuncia de informantes, pues muestran que los programas para reporte de fraude pueden implementarse de manera tal que realmente disminuye o frena la disposición de los empleados a reportar el fraude.

ADMINISTRACIÓN POR TERCEROS

El uso de terceros como administradores para supervisar las líneas directas de reportes o denuncias se considera una “práctica óptima” que las compañías usan para fomentar las denuncias. Una instalación efectiva incluye un sistema de manejo de casos que permite rastrear la queja. Desde la perspectiva del empleador, la capacidad de asegurar el anonimato del empleado es uno de los beneficios más importantes. Pero, ¿es realmente un aliciente esta promesa de anonimato?

Un estudio de 2009 con entrevistas a más de 90 gerentes, que se publicó en Auditoría: Una Revista de Práctica y Teoría, encontró que los empleados titubean más para reportar un posible fraude a alguien “externo” frente al uso de recursos y programas de denuncia internos de la compañía, incluso si estos no siguen “prácticas óptimas” similares a las líneas directas externas. Esto sucede, según el estudio, porque los empleados prefieren reportar las faltas a la organización y no a los externos. Aunque las líneas administradas por terceros siguen siendo “internas” para la organización, los empleados consideran estos recursos externos.

¿QUÉ HACER?

Las líneas directas manejadas por terceros pueden ser más rentables y ofrecer “prácticas óptimas” en reportes de denuncias, pero las corporaciones que las usan deberán asegurarse de que se cumpla lo siguiente:

  • La línea directa deberá percibirse como parte de la compañía y no como algo “separado” de la organización o fuera de ella.
  • Los empleados necesitan creer en el uso de mecanismos externos para reportes como la preferencia de la compañía. Deberán enviarse recordatorios regulares a los empleados para reforzar su uso.
  • El nombre de la línea directa y el mensaje deberá dejar claro que los empleados pueden llamar con cualquier asunto que se refiera a conducta ética. Investigaciones conducidas por el Grupo de Liderazgo Ético y citadas en el sitio web de la Universidad de Santa Clara mostraban que los canales Hotline y Alert Line reciben más o menos cuatro llamadas al año por cada mil empleados, mientras que las líneas como Open Line o Help Line reciben aproximadamente 23 por cada mil empleados al año. La diferencia es que nombres como Hotline y Alert Line dan la impresión de que son parecidas a la línea 911, mientras que nombres como Open Line y Help Line dan la impresión de que proporcionan servicios de asesoría.

SEGUIMIENTO

La ley SOX requiere que los comités de auditoría de las compañías que cotizan en bolsa brinden una opción para reporte de denuncias de modo que los empleados puedan reportar el fraude de forma anónima. Típicamente, el comité de auditoría del consejo de administración y el departamento corporativo de auditoría interna trabajan juntos para el seguimiento de las quejas. Aunque no se requiere, las compañías privadas de cualquier tamaño debieran considerar fomentar los reportes internos de denuncias.

Numerosos estudios han encontrado que es más probable que los empleados reporten el fraude si lo pueden hacer de manera anónima porque esto minimiza las preocupaciones de represalias. Pero los miembros del comité de auditoría veían los reportes anónimos como menos creíbles y estaban menos dispuestos a asignar recursos a estos reportes, según un estudio publicado en el Journal of Management Studies.

Los métodos dirigidos a mejorar las denuncias corporativas son efectivos solo en las organizaciones donde la alta gerencia las apoya y fomenta.

¿QUÉ SE PUEDE HACER?
Las compañías deberán asegurarse de que no se desechen los reportes anónimos como no creíbles. Deberá requerirse a los auditores internos que sigan pasos estandarizados para investigar todas las quejas. Estos pasos incluyen:

[1] Registrar la queja en un sistema de administración de casos.

[2] Determinar si se justifica una investigación.

[3] Definir a cuáles empleados es apropiado entrevistar.

[4] Redactar el borrador de un reporte preliminar.

[5] Implementar procedimientos para prevenir problemas futuros.

[6] Comunicar cualquier cambio de política en un boletín corporativo interno.

Las personas que investiguen las quejas deberán ser responsables ante los superiores. En forma regular (trimestral, mensual, etcétera) deberán presentarse al comité de auditoría todas las quejas recibidas, sin importar si son anónimas. Sin embargo, en caso de que el comité de auditoría pidiera más detalles, la transparencia es una obligación. Por ejemplo, el comité de auditoría podría recibir una lista de todas las denuncias con un resumen de lo que revelaron las investigaciones sobre cada queja. Sin embargo, la lista no indicaría si cada queja fue anónima.

DAR CONFIANZA
Los métodos dirigidos a mejorar las denuncias corporativas son efectivos solo en las organizaciones donde la alta gerencia apoya y fomenta las denuncias. A través del entrenamiento continuo, la administración puede crear un entorno donde los empleados se sientan alentados y apoyados a reportar el fraude. Numerosos estudios han encontrado que es más probable que los empleados hagan una denuncia internamente cuando creen que la corporación va a actuar sobre la información y no habrá represalias. Además, los reportes internos de fraude aumentaron cuando los compañeros apoyaban las denuncias. Las comunicaciones internas de rutina por correo electrónico y los boletines que informan sobre las investigaciones internas y la importancia de una toma de decisiones ética pueden ayudar a la administración a crear un entorno en el que los empleados se sientan cómodos para manifestarse con información.

Redacción Grupo Medios
veritas@colegiocpmexico.org.mx

ARTÍCULO ORIGINAL: Este artículo es una reseña del original titulado “Are organizations hindering employee whistleblowing?”, publicado en Journal of Accountancy, diciembre de 2014.

AUTOR ORIGINAL: Janet A Samuels (janet. samuels@thunderbird.edu) es profesora asistente en la Thunderbird School of Global Management, Glendale, Arizona. Kelly Richmond Pope (kpope2@dapul.edu) es profesora asociada de Contabilidad en Driehaus College of Business, DePaul University, Chicago.

Facebook Comments

Related Articles

0 Comments

No Comments Yet!

There are no comments at the moment, do you want to add one?

Write a comment

Write a Comment

Búsqueda

Twitter

“La Contaduría Pública es una carrera de grandes cimientos, que permite desenvolverse en diferentes sectores de la sociedad”, afirma el contador Rogerio, al resaltar la amplitud de oportunidades de desarrollo del gremio. Vía @VeritasOnlineMX
#70Años

“La participación profesional colegiada y el trabajo bien hecho, son un camino para dar a México #paz y #SeguridadSocial”, puntualiza Ignacio Milán Brito
Colaborador de Café Contable en @VeritasOnlineMX.
#70Años

Load More...
A %d blogueros les gusta esto: