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Denuncia de fraudes: ¡Atienda esa llamada!

enero 31
14:17 2014

Redacción Grupo Medios

veritas@colegiocpmexico.org.mx

 

Las empresas no deben perder más el tiempo. Actualmente todas deben diseñar líneas de información adecuadas, que funcionen a cualquier hora y den la seguridad a los empleados para denunciar y proteger a las organizaciones de la defraudación.

Las líneas de información son una de las herramientas más efectivas que poseen las organizaciones para detectar e impedir el fraude: 59% de los Contadores Públicos Certificados (CPC) forenses y de valuación que participaron en el Estudio de Tendencias de Servicios Forenses y de Valuación de 2011 del American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) indicaron que las líneas de denuncia interna de informantes conducirían a mejorar la prevención de fraudes en los próximos dos a cinco años. Los CPC de empresas e industrias participantes citaron a las denuncias internas como el método más común de detección de los fraudes que ocurrieron en sus organizaciones.

Debido a que las líneas directas de información alientan y facilitan la denuncia anónima, se ha probado que son un elemento disuasivo de fraude, que pueden implementarse con éxito sin un esfuerzo o desembolso onerosos. Este artículo diseña una ruta para mantener una línea de información, incluyendo las características clave y las mejores prácticas aprendidas por las empresas públicas. Concluye con una descripción de distintos niveles de servicio proporcionados por los proveedores de líneas de información basados en la red de internet, incluyendo características y costos estimados.

LÍNEAS Y CÓDIGOS

Las líneas de información refuerzan los códigos corporativos de conducta que, por lo menos, ayudan a asegurar el cumplimiento con los estándares, leyes y reglamentos. Las mejores prácticas se derivan de las empresas que cotizan en bolsa, a las que se les ha requerido que proporcionen mecanismos de denuncia de fraudes como parte del cumplimiento con las Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero y la Ley Sarbanes-Oxley de 2002. Al evaluar el cumplimiento y los programas de ética, el Departamento de Justicia (DOJ) de Estados Unidos (EU) y la Securities and Exchange Commission (SEC) están buscando programas construidos en forma inteligente y bien implementados, para ayudar a impedir, detectar y reportar el fraude. Al formular las sentencias después de una adjudicación, el DOJ y la SEC revisan los programas de cumplimiento y de ética de la empresa. Un esfuerzo inteligentemente diseñado de buena fe puede mitigar las sentencias.

Las líneas de información refuerzan las políticas de empresa, dejando en claro que la conducta no ética es inaceptable y ayudan a establecer un tono de control para la organización. Los códigos de conducta pueden ser conceptuales y basados en valores, o ser basados en reglas y específicos. Es importante la capacitación en ética para asegurar que los empleados tienen claras las expectativas. La capacitación deberá ser parte del proceso de orientación de un nuevo empleado y deberá también ser reforzada regularmente junto con el código de conducta de la empresa en las reuniones.

Los códigos de conducta se implementan con una guía sobre lo que se debe hacer en caso de que un empleado presencie una violación al código. Aquí es donde una línea de información de la empresa brinda apoyo.

El diseño o la contratación de una línea de información requiere una planeación inteligente y la consideración de las operaciones de la empresa. Las características siguientes son consideraciones clave en la implementación, monitoreo y control de una línea de información:

-Insumo de información. El proceso de insumos debe servir a las necesidades de los empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas. Las líneas de información pueden aceptar insumos por correo, correo electrónico, sistemas basados en línea de internet y fax; en persona y vía operadoras de llamadas sin cobro.

-Anonimato. El anonimato y la confidencialidad permanente son características críticas de una línea de información. Casi 50% de los informes proviene de los empleados. Cualquier riesgo de revelar la identidad podría afectar negativamente la disposición de los empleados a denunciar.

-Disponibilidad. Las líneas de información generalmente están disponibles los 365 días del año, siete días a la semana y 24 horas al día. Si una empresa opera globalmente, el acceso durante 24 horas es una necesidad.

-Multilingüe. Se requiere la capacidad multilingüe, tanto para los empleados como para los clientes, proveedores y otros.

-Manejo de los casos. Las funciones de manejo de casos permiten que la empresa rastree un reporte desde su inicio hasta su resolución. La falta de seguimiento puede aumentar la vulnerabilidad en caso de una prosecución. Los sistemas de manejo de casos permiten el acceso en línea a los archivos, la asignación del caso a la persona adecuada para el seguimiento, la asignación del nivel de prioridad, las acciones tomadas y la resolución, la generación del informe, los anexos del archivo y el diálogo anónimo de seguimiento con el demandante para obtener información adicional.

-Monitoreo de cumplimiento. Una política de gobierno corporativo requiere que el monitoreo sea efectivo. Un sistema de línea de información es efectivo solamente si la información es correctamente capturada, reportada a las personas apropiadas y se hace el seguimiento. Algunos proveedores de líneas de información ofrecen el monitoreo de cumplimiento en conjunto con los requerimientos de información y privacidad internacionales.

-Revisión de control interno. Como parte de una revisión periódica de procedimientos de control interno, se deberá preguntar directamente al personal de finanzas si tienen conocimiento de cualquier irregularidad. La presión de “ponerlo en el récord” al nivel personal, tal vez aludiendo a la ética profesional, con frecuencia produce respuestas honestas.

-Concientización del empleado. La implementación de una línea de información requiere capacitación periódica a los empleados para introducir y promover su uso.

-Posicionamiento organizacional. Es crítico que la línea de información sea operada por un área independiente de finanzas. Las empresas que cotizan en bolsa tienen un oficial de cumplimiento o un departamento de auditoria interna. En ausencia de estos departamentos el área de recursos humanos deberá operar la línea de información.

-Responsabilidad del seguimiento. Rastrear el ingreso de la información, la asignación de la responsabilidad, el estado de las investigaciones y los resultados es una tarea crítica y a menudo costosa. Los informes que no se atienden pueden indicar falta de un compromiso de buena fe hacia la ética por parte de la empresa. La información sobre un incidente deberá incluir al miembro del consejo de administración encargado de la tarea de monitorear la seguridad y los controles. Los roles y las responsabilidades de presentar informes y hacer el seguimiento de los temas de control interno deberán ser parte de los informes estándar del consejo. Las informaciones sobre asuntos importantes deberán recibir una respuesta escalada que alerte inmediatamente al presidente el consejo.

-Rastreo de auditoría. Un rastreo bien documentado de auditoría es clave para una defensa exitosa en la corte y para mantener la obligación de rendición de cuentas. Las empresas necesitan documentar la secuencia de eventos tomados en respuesta a una denuncia, incluyendo la documentación fechada, la responsabilidad asignada, las acciones tomadas y la resolución final.

Las líneas de información refuerzan las políticas de la empresa, dejando claro que la conducta no ética es inaceptable y establecen un tono de control

SOLUCIONES

Los autores examinaron las características, funciones y el precio de una muestra de proveedores de líneas de información. Las soluciones están basadas tanto en la nube como en la red de internet. Todas las empresas de líneas de información proporcionan el anonimato, acceso 365/24/7 y una variedad de medios de acceso a la línea de denuncia.

La funcionalidad se clasifica desde las empresas que ofrecen simplemente líneas de denuncia directas hasta las empresas que brindan líneas de información además de un programa completo de control, riesgos y cumplimiento. Los servicios de manejo de casos pueden incluir una variedad de características, pero en general se refieren al rastreo de incidentes desde el primer registro del problema, seguido por la asignación del asunto a una parte responsable para su resolución final. El manejo de casos también incluye el rastreo de reclamos no resueltos y el mantenimiento de un rastreo claro de auditoría.

La capacidad de manejar idiomas debe considerarse cuidadosamente. El inglés y el español cubren el primero y segundo idiomas de la mayoría de residentes en EU, pero si una empresa tiene operaciones globales, se puede requerir una mayor capacidad en idiomas.

Los costos son en general razonables considerando el riesgo de pérdidas; las cuotas mínimas anuales van desde 500 dólares por hasta 100 empleados a dos mil dólares por una solución de un software basado en la nube. Las consideraciones de costos incluyen las necesidades de presentación de informes de cumplimiento, opciones varias de capacitación y opciones de manejo de casos. Existen con frecuencia distintas opciones de precios para organizaciones sin fines de lucro.

La evidencia abrumadora en apoyo de las líneas de información ha originado el desarrollo de varias opciones de líneas de información de terceras partes. Una buena línea de información puede ayudar a una empresa a defenderse contra demandas legales, proporciona a los empleados y a otros un medio de desahogo para denunciar conductas de falta de ética y enfatiza la justicia dentro de la empresa.

La denuncia temprana permite que las empresas tomen acciones correctivas antes de que un problema cree una amenaza seria. Ya sea que una empresa pequeña esté al principio de la curva y requiera desarrollar un código de conducta e implementar una línea de información, o que sea más madura e interesada en soluciones de manejo de riesgos más elaboradas, varias empresas bien desarrolladas incorporan las mejores prácticas y lecciones aprendidas. Dado el riesgo a evitar, no hay tiempo que perder.

>Este artículo es una reseña del original titulado “Fraud Hotlines: Don´t miss that call”, publicado en la revista Journal of Accountancy, agosto de 2013. Traducción para Veritas, del Colegio de Contadores Públicos de México, por Pilar Vidal.

Autores originales: Christine P. Andrews (candrews@salemstate.edu) es profesora asociada de Contabilidad en la Universidad Estatal de Salem, en Salem, Mass. Brian P. LeBlanc (bleblanc@salemstate.edu) es instructor de Contabilidad en la Universidad Estatal de Salem.

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