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Declaración número 1: responsabilidades, facultades y funciones de Auditoría Interna

Declaración número 1: responsabilidades, facultades y funciones de Auditoría Interna
octubre 24
10:51 2014

Esta declaración tiene como propósito emitir una serie de recomendaciones a considerar por los responsables de la función de Auditoría Interna que pertenecen a una entidad económica.

I. Introducción

Esta declaración establece algunas de las prácticas en las organizaciones mexicanas sobre las responsabilidades básicas que podría asumir la Auditoría Interna en sociedades mercantiles o civiles, cuyos giros sean lucrativos o no lucrativos. Incluye también pronunciamientos relativos a las facultades y funciones que Auditoría Interna debe poner en práctica para cumplir y superar las expectativas de dichas entidades y agregar valor a la organización.

Para asegurar la independencia de la función de auditoría interna, su línea de reporte y dirección, así como sus actividades generales, es muy importante que el Comité de Auditoría, el Consejo de Administración o el órgano de máxima jerarquía de la organización, emita un “Mandato” por escrito que establezca sus facultades y responsabilidades, con el fin de que lo conozca toda la organización.

II. Responsabilidades de Auditoría Interna

Auditoría Interna debe contribuir para el logro de los objetivos de la entidad, mediante el valor de sus recomendaciones en materia de prevención de riesgos inherentes,  eficiencia y eficacia de las operaciones, optimización de recursos humanos, materiales y financieros de la organización, así como respecto a la confiabilidad de la información operativa y financiera.

En el marco de sus responsabilidades, facultades y funciones, Auditoría Interna debe mantener una actitud mental independiente y poner en práctica la ética, disciplina y conductas necesarias para que todos sus miembros muestren en forma convincente su objetividad frente a todo el personal de la empresa, libre de interferencias originadas por cualquier elemento dentro y fuera de la organización.

El titular de Auditoría Interna debe establecer normas de actuación, cuyo contenido baste para evitar que el personal a su cargo se involucre en situaciones o circunstancias que comprometan o limiten la imparcialidad de sus juicios y la independencia de criterio con la que debe desempeñar sus funciones dentro de la empresa.

Auditoría Interna debe elaborar y ejecutar  un plan anual de trabajo basado en los riesgos relevantes de la empresa. Dicho plan debe incluir el seguimiento a las acciones de remediación en los sistemas de control interno y procesos operativos, sugeridas por el responsable de Auditoría Interna o por los auditores externos de la empresa. El plan requiere ser flexible, de tal manera que pueda incorporar los proyectos o revisiones especiales que solicite el Comité de Auditoría o el órgano interno de la empresa a quien Auditoría Interna reporta.

El plan anual de auditoría debe ser aprobado por el Comité de Auditoría o por el órgano de la empresa a quien reporta Auditoría Interna, a quienes se les informará periódicamente sobre su cumplimiento.

Los cambios al plan anual de auditoría deben justificarse por Auditoría Interna antes de ser sometidos a la aprobación del Comité de Auditoría o del órgano interno facultado para ello, mediante una adecuada evaluación de sus implicaciones y efectos.

Auditoría Interna debe informar oportunamente el resultado de su trabajo a los funcionarios de las áreas involucradas y al órgano interno facultado.

Auditoría Interna debe cumplir con un programa anual de capacitación y actualización profesional para todos sus miembros, el cual incluya, entre otros puntos, las certificaciones necesarias para cumplir con su función, los cambios significativos en las normas internacionales de auditoría interna, así como cualquier otra norma o disposición  relacionada con el giro de la empresa. Este programa requiere complementarse con mecanismos periódicos de evaluación de desempeño a todos los miembros de Auditoría Interna, cuyos resultados permitan aplicar las acciones correctivas necesarias.

III. Facultades de Auditoría Interna

Las facultades de Auditoría Interna pueden definirse como el conjunto de derechos que le son inherentes, para actuar y cumplir con las responsabilidades que asume frente al Comité de Auditoría o frente al órgano de la empresa designado para ello.         

Auditoría Interna debe tener acceso ilimitado a todos los registros manuales y sistemas electrónicos, archivos y documentos que se identifiquen directa o indirectamente con las operaciones de la empresa; desde luego, cumpliendo con las políticas, normas, procedimientos y protocolos para el manejo de la información. En el caso de tecnologías electrónicas de información, dicho acceso será limitado a facultades de consulta.

En el marco de las facultades para acceder ilimitadamente a los sistemas, archivos, documentos y registros de la empresa, la información clasificada como confidencial será para el conocimiento exclusivo del titular de Auditoría Interna, quien debe asumir la responsabilidad de restringir su difusión entre el personal a su cargo, considerando el alcance y enfoque de las actividades que éste lleve a cabo.

En congruencia con el marco de sus responsabilidades, es recomendable que Auditoría Interna tenga pleno acceso a juntas de trabajo que se efectúen en el contexto de las operaciones de la empresa, cumpliendo con el protocolo de las agendas en cuanto a horarios y temas por tratar, aportando sugerencias constructivas y tomando las precauciones necesarias para salvaguardar los límites de su independencia.

La definición institucional de las facultades de Auditoría Interna debe especificar claramente que el diseño, implantación y actualización de políticas, normas y sistemas de control interno es responsabilidad de los directivos a cargo de las áreas que integran la empresa. Estas actividades deben ser sometidas a la opinión de Auditoría Interna antes de su implantación, para determinar si los riesgos están adecuadamente controlados.

IV. Funciones de Auditoría Interna

Las actividades de Auditoría Interna deben sujetarse al plan anual de auditoría, adoptando una actitud de servicio al cliente que no menoscabe su independencia y la imparcialidad de sus juicios.

Dentro de las funciones de Auditoría Interna destaca el evaluar si los sistemas de control, manuales y automatizados, fueron diseñados adecuadamente y se cumplen por la administración de la entidad, con el fin de asegurar que:

  • La conducta del personal contribuye a lograr los objetivos de la empresa y a fortalecer su ambiente de control.
  • Existen los controles internos de prevención y detección necesarios para mitigar los principales riesgos que enfrenta la organización.
  • La información de gestión, operación y de reporte financiero es precisa, confiable y oportuna.
  • La administración del capital humano cumple con lineamientos de vanguardia para optimizar su rendimiento.
  • El marco legal aplicable al giro de la empresa se cumple de forma integral.
  • La estructura de tecnologías de la información se utiliza en forma productiva y con apego al sistema de control interno, cumpliendo con las normas de seguridad, integridad y confidencialidad.

En congruencia con el enfoque preventivo de sus servicios, es recomendable que Auditoría Interna participe en los procesos de capacitación y actualización al personal de la empresa, para cubrir temas de su especialidad y evitar que se afecte su independencia.

 

 

Comisión de Desarrollo Profesional Sector Empresa Auditoría Interna del Colegio de Contadores Públicos de México – Sede Sur

 

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