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Finanzas Empresariales

Continuidad del negocio en tiempos de incertidumbre

Continuidad del negocio en tiempos de incertidumbre
mayo 02
2020

Estos marcos de actuación ante contingencias deben estar en las agendas de las empresas sin necesidad de que un evento adverso lo recuerde. ¿Cuáles son los huecos que éstas deben atender?

Durante los últimos años, un asunto que ha cobrado cada vez mayor importancia es la continuidad del negocio. En el pasado el concepto se encontraba un tanto empolvado, como un requerimiento corporativo para las entidades que tienen herencia global; sin embargo, en el país se ha robustecido en el sector financiero, primero por evolución regulatoria y en segundo lugar como una consecuencia: un fenómeno natural (el sismo del 19 de septiembre de 2017) y la actual pandemia global del coronavirus (COVID-19) han hecho a las entidades reflexionar y revisar sus capacidades de recuperación. Es importante notar que esta capacidad no se dio durante el sismo ni durante las etapas de la pandemia, pues aunque existen grupos de trabajo, comités de crisis u otros equipos al interior de las entidades, ha reinado la improvisación o las adecuaciones, al actuar de última hora por dos principales razones:

1- Planes de continuidad desactualizados. En aquellas entidades que cuentan con documentación de una estrategia de continuidad del negocio, durante el sismo del 17 de septiembre, con cierta sincronía y sin gran esfuerzo lograron activar sus esquemas de operación alterna; mismo caso con el efecto del COVID-19, considerando que su documentación, incluso al no estar actualizada en un porcentaje importante, funcionaba, y los grupos de trabajo y disparadores de las acciones conocían sus responsabilidades bajo estos escenarios. Sin embargo, éste es el mejor de los casos.
2- Planes de continuidad “para cumplir”. En el sector financiero es común trabajar sobre lo mínimo indispensable: “con que cumpla”. Si bien también es entendible que existen restricciones presupuestales, los recursos son una limitante, la credibilidad, sentido de importancia hacia el interior de las entidades varía de una a otra en un amplio espectro de culturas cuando se enfrentan situaciones como las ocurridas en el sismo de 2017 y la pandemia actual, lo que ha sido un importante estímulo para voltear a ver esa información.

Es por ello que hablar de continuidad del negocio puede ser un concepto extenso, pero no se debe perder de vista que no es un asunto sólo de grandes y complejas entidades o de empresas con sofisticadas tecnologías y conocimiento al interior, es una cualidad de competencia esencial, de protección a los clientes y a la empresa, que aumenta sus probabilidades su supervivencia, crecimiento y éxito. Por lo tanto, debe estar en las agendas de las empresas sin necesidad que un evento adverso lo recuerde.

A DETALLE
Principales problemas en planes de continuidad. Al analizar diversos planes de continuidad, algunas situaciones importantes que podrían representar un problema son las siguientes:
INFORMACIÓN NO ACTUALIZADA
En estos casos la principal razón es que como son procesos accesorios, tangenciales o de soporte a la operación del día a día, aunado a que las prioridades institucionales están más enfocadas en que el negocio central funcione, estos documentos permanecen un poco abandonados. Éste es el mejor de los casos.
TÉCNICAMENTE INCORRECTOS
Se identificó que existían documentos nombrados “Plan de Continuidad del Negocio”, “Análisis de Impacto al Negocio” y “Plan de Recuperación de Desastre”, pero no expresaban al interior de éstos los contenidos necesarios para funcionar como tales. No estaban vinculados entre sí ni con los procesos de la compañía o un aspecto esencial; contaban con información obsoleta o interpretaciones un tanto apartadas de los marcos, sanas prácticas y requerimientos regulatorios que deberían contener.
INCOMPLETOS
En algunos casos se contaba con un plan de continuidad del negocio, pero no existía el análisis de impacto correspondiente, que es indispensable para que el plan de continuidad pueda funcionar, ya que en este documento se establecen las rutas de operación para crear los escenarios, los recursos, la infraestructura entre otros; por tanto, podría, ser muy dudosa la operatividad de un plan, de continuidad del negocio sin su documento relativo de análisis de impacto al negocio.

INEXISTENTES
Al interior de algunas entidades ni siquiera existen estos, documentos, en el mejor de los casos conocen o han escuchado el concepto, pero no está en sus prioridades atenderlo, no están muy convencidos de su utilidad, ven muy remota su aplicación, etc. Aun con una realidad de criticidad galopante como la que se enfrenta con la pandemia, se guía más por el instinto, el temor, los rumores, información oficial, no oficial, local y extranjera que sólo ocasiona un círculo vicioso con un efecto de agravamiento, cuando incluso con todo lo anterior debe haber la mayor claridad posible. Sin embargo, nadie piensa en construir un documento con tales características, y lo más grave es que cuando se supere esta situación en el futuro, el factor idiosincrático nacional volverá a abandonar la idea de construirlo con seriedad.

Mitos y realidades de la continuidad del negocio

REALIDAD 

Es un mecanismo de resiliencia: Tener mecanismos con escenarios para enfrentar una situación adversa va más allá del cumplimiento regulatorio, tiene una importancia de sobrevivencia estratégica, ya que permite conocer al momento de construirse la resiliencia de la entidad, la capacidad de respuesta de sus recursos tecnológicos, proveedores y personal involucrado tanto para incidentes menores como para asuntos de mayor importancia. Hacer estos ejercicios de manera natural permite analizar y evaluar dónde se encuentra la institución.

Ayuda a prevenir realidad pérdidas financieras:  Desde la perspectiva de la eficiencia económica, ayuda a prevenir pérdidas cuando los eventos adversos se presentan, al tener una cuantificación financiera estimada en todo momento (o por lo menos una buena aproximación), velando primero por el bienestar del talento, sus principales herramientas, por los activos de la entidad (información de clientes, valores, productos, funcionalidades,
etcétera), para continuar la operación bajo distintos escenarios y grados de severidad.

MITO

Es muy costoso, especializado y difícil de mantener:Existe el pensamiento de que el plan de continuidad es muy complejo, costoso, altamente especializado y difícil de mantener, o que se requiere adquirir algún tipo de software, lo cual es incorrecto. Por el contrario, en una interpretación adecuada de los marcos, la documentación clara, tender a la racionalización y simplificación es lo importante, ya que cuando se enfrentan situaciones adversas, para los equipos a cargo, considerando
que pudieran estar física o psicológicamente afectados, debe ser sencillo, práctico y ejecutable su funcionamiento, debe ser de utilidad para las personas y la entidad.

Es sólo para grandes mito organizaciones:  En términos tecnológicos las alternativas han mejorado mucho. Antes, contar con capacidades de recuperación inmediatas, totales y en tiempos récord era una inversión privilegiada. La buena noticia es que, al igual que la actual era digital ha brindado soluciones creativas, novedosas e inteligentes, existen grandes opciones en esta materia. La virtualización, integración y empaquetamiento de servicios maximizan y acercan hasta a la entidad más modesta una alternativa para salvaguardar su continuidad. Esto es muy saludable en los tiempos actuales en los que es difícil confiar en los servicios, cuando además, al igual que han evolucionado muchísimo las alternativas para mantener una continuidad y altos niveles de disponibilidad, también las formas de vulnerar están muy a la vanguardia en conocimiento, aquí se puede considerar que ahora el nuevo “too big to fail” puede ser digital, hay una gran efervescencia por esta tendencia y nadie está considerando que millones de empresas que son pilares en las distintas latitudes de sus economías están hospedadas en los mismos proveedores, aquí la recomendación es ser muy cautos.

El plan de continuidad es seguro por sí mismo:  Es una combinación de tecnología habilitada con robustos esquemas de seguridad, pero el factor humano es la clave. ¿Cuántas veces se ha escuchado que se revela información confidencial o que se filtra información confidencial sobre protocolos de seguridad o estrategias de negocio? La ética y disciplina de los profesionales a cargo es un reto por lograr y mantener de forma inquebrantable. Hoy se enfrenta una pandemia, un asunto considerado en las técnicas de los planes de continuidad, sin embargo, el actuar de la sociedad en las distintas gradualidades y contextos de necesidades que existen no fue revisados a conciencia. La realidad es que muchas de estas situaciones pueden ser previstas, así como la necesidad de que funcionen ciertos sectores fundamentales para la existencia humana, así como grupos vulnerables, pero de manera estructurada, salvaguardada; sin embargo, no es así.

Ing. Ind. y de Sistemas Especializado en Soft Systems y Stochastics Processes Mario Uki Díaz Medina
Socio de Servicios Financieros en Advisory
mdiaz@fs-advisory.com

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