Veritas Online

Ejercicio Profesional

Contabilidad electrónica. Costos administrativos

Contabilidad electrónica. Costos administrativos
septiembre 01
08:00 2016

El envío de la contabilidad electrónica es una obligación a la que las Pymes se están enfrentando y que las está orillando a contratar sistemas de registro contable, actualizarlos o requerir ayuda profesional; costos adicionales que antes no estaban previstos.

El 9 de diciembre de 2013, dentro del paquete de reformas fiscalespara 2014 publicadas en el Diario Oficial de la Federación, se incluyó una nueva obligación para las personas que debenllevar contabilidad de acuerdo con las disposiciones del Código Fiscal de la Federación(CFF): ingresar mensualmente su información contable a través de la página de internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Esta es una nueva obligación primordialmente para el sector privado, toda vez que las personas morales del sector público, como dependencias, organismos descentralizados y empresas de participación estatal, así como los sindicatos obreros, de acuerdo con lo establecido en el artículo 86 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), no tienenla obligación de llevar contabilidad en términos del CFF, salvo que realicen actividades empresariales.

En aquel entonces no se sabía qué información se tendría que enviar ni cómo, solo que era aplicable, tanto a personas morales como a personas físicas, sin distinción. Poco a poco se fueron develando los detalles a través de las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) y posteriores reformas al propio CFF ysu reglamento. Así surgió un calendario escalonado para su entrada en vigor y cumplimiento, y una lluvia de amparos de los contribuyentes, a la fecha sin resolver. En este contexto, el objetivo de este artículo es hacer un breve análisis e invitar a la reflexión sobre el costo queha tenido para las distintas empresas, en particular las Pequeñas y Medianas(Pymes), tratar de dar cabal cumplimientoa esta obligación.

Los costos que se mencionarán también aplican a las personas físicas, quienes a partir de enero de este año también están obligadas a cumplir con el envío de la contabilidad electrónica; sin embargo, no se abordará el tema debido a que se considera que merece un análisis más profundo por los diversos regímenes en los que pueden tributar.

ENTRANDO EN MATERIA

En 2014, a través de la RMF, la autoridad dio a conocer la información que debe enviarse a través de la página del SAT, y a la que de forma general se le conoce como contabilidad electrónica:

[1] El catálogo de cuentas cada vez que sufra modificaciones.

[2] La balanza de comprobación de forma mensual para la mayoría de los contribuyentes, trimestral para quienes coticen en la Bolsa de Valores, semestral en algunos casos (sector primario de la economía).

[3] Las pólizas y auxiliares a solicitud expresa de la autoridad.

Piggy Bank Saving Money Economize Profit Concept

La primera problemática a la que se enfrentaron los contribuyentes fue revisar que sus sistemas contables cumplieran con los requisitos establecidos por la autoridad. Y aquí viene el primer costo administrativo, entendiendo como tal un recurso necesario para la operación y manejo de la empresa, tanto económico como de fuerza de trabajo. Es necesario contar con un sistema electrónico que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la autoridad, lo cual tiene las siguientes implicaciones:

  • Adquirir un sistema electrónico para el registro de las operaciones en caso de no contar con él, lo que conlleva además del gasto, invertir tiempo en analizar y cotizar las opciones de paquetería contable que existen en el mercado para elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la organización.
  • Si ya se cuenta con algún sistema electrónico para el procesamiento de la información contable, contactar al proveedor para que le realice las adecuaciones necesarias, en caso de un sistema hecho a medida para la empresa. O bien adquirir una actualización si es un software no personalizado de los que se encuentran en el mercado, y asegurarse de que genere los reportes con los requisitos que solicita la autoridad. Y si se quiere cambiar a otro sistema, asegurarse de la compatibilidad de ambos, y la posibilidad de migrar la totalidad de los datos.
  • En ambos casos el siguiente paso es analizar la estructura del catálogo de cuentas de la empresa y correlacionarlo con el emitido por el SAT asignándole el código agrupador que le corresponda. Esto representa en ocasiones distraer a parte del personal de su actividad diaria, para llevar a cabo este proceso, o bien contratar personal adicional. Y aunque pudiera parecer sencillo tiene cierta complejidad, pues los niveles de la balanza de comprobación de una empresa pueden ser hasta siete o más, dependiendo del giro y el nivel de detalle con que registre sus operaciones, en tanto que el del SAT solo tiene dos.
  • Por otro lado, para quienes desde la entrada en vigor de la reforma fiscal tuvieron la capacidad económica e interpusieron un amparo, el costo de la asesoría legal podría no ser el único. En caso de resolverse en su contra tendrían que cumplir
    con la obligación de forma retroactiva, lo que les acarrearía los costos de los puntos anteriores. Incluso, hay casos en que el amparo se interpuso en contra del envío de la contabilidad electrónica, por lo que aunque se resuelva a su favor, no están exentos de llevar los registros en el formato y los sistemas con las características que señala el CFF, su reglamento y la RMF.

Como se sabe, un porcentaje muy alto de la economía formal del país está conformada por Pymes, su estructura organizacional es mínima y se enfoca principalmente a la operación. Por tal motivo la obligación de la contabilidad electrónica es un costo significativo.

CONCLUSIONES

El envío de la contabilidad electrónica al estar previsto en una ley, obliga a los contribuyentes a volver la mirada a los sistemas de registro contable que están utilizando. Si ya les está costando tiempo, dinero y esfuerzo actualizar sus sistemas, la recomendación en este panorama es aprovechar la oportunidad para sanear contablemente a las empresas; es decir, como profesionales de la Contaduría Pública es preciso asesorar a los clientes para que se apeguen a la normatividad contable que les resulte aplicable de acuerdo con el sector al que pertenezcan, como pueden ser las Normas de Información Financiera, y enfatizar los beneficios de contar con información confiable y oportuna sin importar el tamaño de la empresa. Al margen de que la inconstitucionalidad de la contabilidad electrónica es un asunto pendiente de resolver por la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

L.C. y E.F. María Guadalupe Alcántar Zavala
Integrante de la Comisión de Desarrollo de Apoyo al Ejercicio Independiente Sur
gaz@gonzalezdearagon.com.mx

Facebook Comments

Related Articles

0 Comments

No Comments Yet!

There are no comments at the moment, do you want to add one?

Write a comment

Write a Comment

A %d blogueros les gusta esto: