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Administración de Riesgos

Confidencialidad, prevención de actos indebidos al contratar servicios externos

Confidencialidad, prevención de actos indebidos al contratar servicios externos
noviembre 01
08:00 2018

Para combatir la corrupción, es necesario evaluar el riesgo que representan los consultores externos en la confidencialidad de las empresas y conocer qué aspectos hay que tomar en cuenta al elegirlos.

La rapidez en la dinámica de los mercados ha provocado que las estructuras de negocios sean más sofisticadas. Las entidades económicas enfrentan retos significativos planteados por sus entornos, por lo que recurren a servicios externos cuando los responsables del gobierno corporativo necesitan apoyo profesional para seguir con el desarrollo y expansión de operaciones, o para cumplir con el marco legal.

Entre los servicios que suelen solicitar destacan el desarrollo y mantenimiento de la estructura de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), el examen forense sobre el origen de actos ilegales y los estudios de cargas de trabajo para reconstruir sistemas operativos, diagnósticos de clima organizacional y diseño de estrategias para manejar conflictos y la negociación. Los referentes pueden incrementarse de acuerdo con el giro, el marco legal y los componentes estratégicos de la empresa. Ahora bien, en el combate global a la corrupción, es indispensable que la contratación de servicios externos esté respaldada por varios concursantes, cuyas propuestas de precios y productos respondan a las expectativas de la empresa e, incluso, comprometan valores agregados cuantitativos. Por lo tanto, el primer requisito que un servidor externo en prospecto debe cumplir con transparencia es la cotización de sus servicios, lo que implica tres retos básicos:

  1. Calcular la dificultad técnica que demanda el servicio.
  2. Calcular las horas para concluirlo.
  3. Elegir a su propio personal, considerando niveles y costos respectivos.

El profesionalismo del servidor externo sujeto a concurso es perceptible desde el enfoque y profundidad con el que pide acceso a la información para los cálculos. Esto puede revelar problemas como irregularidades en el cumplimiento del marco fiscal o laboral, desconocimiento de disposiciones regulatorias vigentes, endeble estructura de los controles operativos, desperfectos en la seguridad física del centro de cómputo y control deficiente para acceder a los archivos electrónicos.

Puesto que el costo de sus honorarios depende de ello, el hecho de que el servidor externo en prospecto conozca situaciones críticas como las descritas, deja a la empresa expuesta a riesgos.

ACTOS INDEBIDOS

Al margen de su connotación, los actos que se apartan de la ley y de las normas de control provocan pérdidas de recursos, disminución de productividad, problemas legales, contingencias y, en ocasiones, la desaparición de la empresa. Aunque se han desarrollado mecanismos sofisticados para prevenir, detectar, mitigar y corregir sus efectos, frente a los servicios externos, la eficacia de los mecanismos es limitada.

Cierto, el servidor externo en prospecto conoce datos confidenciales sobre irregularidades o debilidades de control, antes de su contratación. Tratándose de firmas consultoras, la información puede quedar al alcance de principiantes sin experiencia en el manejo de datos secretos. Si se cuestionan los valores morales, el riesgo incrementa. Las cotizaciones de servicios y honorarios sujetas a concurso generan siempre dos o más rechazados, y dos o más posibilidades de que los informes críticos sean indebidamente manejados.

Que un concursante rechazado, por descuido o de manera deliberada, haga pública información de alto riesgo debe considerarse con toda seriedad, ya que podría desde dar a conocer datos estratégicos a competidores y evidenciar involuntariamente los problemas de una empresa para ilustrar sus conferencias, hasta advertir de una irregularidad a las autoridades correspondientes para congraciarse con ellas y revelar las debilidades de la plataforma de cómputo a la delincuencia organizada.

El compromiso de confidencialidad no garantiza que la información de la entidad será custodiada y conservada en secreto. Es necesario reconocer que la información confidencial no existe y que siempre habrá quien solicite y tenga acceso a toda ella. El reto es seleccionar a la persona correcta para manejarla, por lo que es básico anticiparse al origen de actos indebidos, corroborando, primero, si la empresa requiere verdaderamente de servicios externos. Liderazgo deficiente, resistencia al cambio e inequidad en cargas de trabajo son algunos factores que hacen que las empresas sucumban a la seducción de los servicios externos, así como el principio de Wayne: “Nadie se da cuenta de los grandes errores”; y el principio de Benton: “Una recomendación interna que sea rechazada de manera automática encontrará una respuesta favorable cuando la proponga un consultor externo”.

El concepto de información confidencial no existe. Siempre habrá alguien que tenga acceso a toda ella. El reto es seleccionar a la persona correcta para manejarla.

De cara al futuro, para cuando la empresa no tenga alternativa frente a los servidores externos, se sugiere: construir información sobre opciones de mercado con base en contactos gremiales, dimensionar el riesgo que se atacará con el servicio externo, comparar la dimensión del riesgo y el costo del servicio para decidir en consecuencia e instrumentar y ejecutar pruebas confidenciales de fidelidad. Los negocios y los riesgos constituyen una simbiosis intemporal, por lo que anticiparse a todos los efectos adversos de estos últimos es una característica que distingue a las empresas de éxito. En este escenario, los servicios externos deben ser motivo de especial atención para los responsables del gobierno corporativo.

C.P. Gabriel Sánchez Curiel
Presidente de la Comisión de Desarrollo Profesional
Sector Empresa Auditoría Interna del Colegio
fca.luque67@gmail.com

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