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Comité de Auditoría: Programa anual de actividades

diciembre 01
00:09 2014

Este artículo está orientado a presentar la propuesta de implementar un programa anual de actividades para la Función de Auditoría, para que el órgano intermedio correspondiente identifique formal y de manera anticipada las labores que desarrollará en cada una de sus sesiones.

La función de Auditoría se encuentra debidamente conceptualizada en el Código de Mejores Prácticas Corporativas (CMPC) con numerosas recomendaciones para desarrollarla en todo tipo de sociedades de la iniciativa privada y en empresas del Estado, así como en empresas privadas y de la Bolsa Mexicana de Valores.

El autor ha observado que la mayoría de las Sociedades Anónimas Bursátiles (SAB) normadas en la Ley del Mercado de Valores (LMV), así como las empresas privadas reguladas en la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) no suelen elaborar un documento formal para programar las actividades que desarrollarán dichos órganos intermedios en cada una de sus juntas en el año. Así como se le requiere al Auditor Externo e Interno un plan anual de trabajo, también el Comité de Auditoría debiera programar formalmente sus funciones a desarrollar en el año.

Las ventajas para este Comité de Auditoría serían:

[a] Identificar oportunamente las funciones que debe desarrollar para las sesiones calendarizadas en el año.

[b] Asegurarse que no tendrá omisiones en el desempeño de sus funciones.

[c] Asignar de manera más adecuada las horas y el número de juntas de trabajo que le dedicará a sus funciones.

[d] Mejorar la vigilancia que ejerce sobre sus propias funciones que recomienda el CMPC y sobre las responsabilidades de la Dirección General.

  • Conceptos que debe incluir el programa. Es recomendable mostrar y programar las sesiones y fechas en que se desarrollarán las funciones genéricas del Comité de Auditoría, los documentos, informes, políticas o requerimientos necesarios a aprobar, así como designar a los responsables específicos de presentarlos de manera oportuna.
  • Funciones genéricas del Comité de Auditoría. El autor ha identificado 26 funciones genéricas provenientes del CMPC, de la LGSM, la LMV, así como de otras leyes indicadas en los puntos 22 y 23 de este artículo, como sigue:
  • Operación del Comité

[1] Lectura, seguimiento y aprobación de la minuta o acta de la junta inmediata anterior.

[2] Informe trimestral de actividades al Consejo.

[3] Informe anual de actividades del Comité de Auditoría al Consejo.

[4] Presentación del Plan de Trabajo, reglamento y calendario anual de sesiones del siguiente ejercicio, y propuesta de la operación del Comité de Auditoría al Consejo para su aprobación.

  • Situación Financiera, Control Interno y Auditoría Interna de la sociedad y sus subsidiarias.

[5] Presentación de los estados financieros anuales y trimestrales por parte de la Dirección; revisión y aprobación de los mismos por el Comité de Auditoría. Recomendación al Consejo sobre su aprobación final.

[6] Obtención de los Informes preparados por Auditoría Externa dirigidos al Comité de Auditoría sobre su revisión de la información financiera de periodos intermedios durante el ejercicio, confirmando que esta se elaboró con las mismas políticas, criterios y prácticas con las que se prepara la información financiera anual. Este es un mecanismo propuesto por el autor para la aprobación de los estados financieros intermedios, para el caso de las SAB.

[7] Estudio y aprobación de las políticas y criterios contables utilizados para la elaboración de la información financiera.

[8] Opinión, aprobación de los lineamientos generales de control interno y de Auditoría Interna.

[9] Análisis y evaluación de las operaciones con Partes Relacionadas. Revisión del Informe de Partes Relacionadas preparado por la Dirección, previa revisión de Auditoría Externa, para recomendar al Consejo su aprobación final.

[10] Coordinar las labores del Auditor Externo, del Auditor Interno y del Comisario.

  • Auditoría Externa

[11] Revisar y emitir opinión al Consejo de Administración del alcance y Plan de trabajo y de los reportes del Auditor Externo (incluyendo su dictamen). Aprobar condiciones de contratación, ratificación, independencia y los servicios adicionales o complementarios a los de Auditoría Externa.

[12] Asegurar que las recomendaciones realizadas por el Auditor Externo del ejercicio anterior hayan sido consideradas por la Dirección y que se tomen acciones al respecto. Aprobación de las Respuestas de la Dirección.

[13] Aprobar resumen Ejecutivo, o Carta de Observaciones y Recomendaciones de Auditoría Externa.

[14] Análisis, discusión y aprobación del borrador de dictamen de estados financieros del Auditor Externo y de sus notas.

  • Auditoría Interna

[15] Evaluación del responsable en Auditoría Interna así como revisión de sus actividades y de sus recursos. Recomendación sobre la compensación del Director de esta área.

[16] Aprobar el Plan Anual de Auditoría Interna y su cumplimiento, así como los informes de Auditoría Interna. Revisión de las respuestas recibidas a los informes de Auditoría Interna. Seguimiento a desviaciones y riesgos importantes reportados por Auditoría Interna anteriormente.

  • Riesgos

[17] Evaluar y apoyar la correcta identificación y administración de los riesgos de la sociedad. Aprobar la Matriz de Riesgos de la sociedad.

[18] Auxiliar al Consejo en el análisis de los planes de contingencia y recuperación de información, así como en los planes de continuidad de negocios.

[19] Considerar, como un mecanismo adicional a las acertadas recomendaciones del CMPC relativas a los riesgos, que la Administración obtenga del sistema integral de información un Reporte periódico de las alertas de los parámetros e indicadores que se salen de los máximos y mínimos establecidos, para controlar de mejor forma los procesos operativos y financieros.

  • Aspectos Legales y Regulaciones

[20] Aprobación de los Informes de la Dirección Jurídica, y en su caso, de los abogados externos para asegurar la existencia de mecanismos que permitan determinar si la sociedad cumple con las disposiciones legales correspondientes, y si se tienen cuantificadas las contingencias legales.

[21] Revisión de los oficios y observaciones importantes de las autoridades gubernamentales, incluyendo las fiscales. Aprobación de las respuestas y acciones de la Dirección Jurídica y abogados externos.

[22] Aprobación del informe de Auditoría Interna al cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

[23] Aprobación del informe de Auditoría Interna sobre el cumplimiento con la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.

[24] Revisión al cuestionario derivado del Código de Mejores Prácticas Corporativas como anexo del CMPC.

  • Código de Ética y Conducta,  Sistema de sugerencias, quejas y denuncias.

[25] Asegurar la observancia del Código de Ética y Conducta por parte de los colaboradores de la sociedad, mediante la obtención de las cartas confirmación correspondientes.

[26] Revisar las sugerencias, quejas y denuncias recibidas de accionistas, directivos, empleados, proveedores y terceros, y el mecanismo de protección a informantes.

CONCLUSIONES

Es necesario que los Comités de Auditoría programen de manera anticipada las funciones que desarrollarán en el ejercicio, para identificarlas oportunamente y evitar posibles omisiones en su desempeño. Para la preparación de estos Planes Anuales del Comité de Auditoría deberá analizarse el régimen legal aplicable de la sociedad.

La recomendación de la programación anual de estas funciones también puede aplicarse a los otros órganos intermedios dependientes del Consejo. Sería recomendable promover cambios a la LMV y al CMPC para que los Comités de Auditoría preparen desde el principio de cada ejercicio su programa anual de actividades.

La experiencia del Contador Público Certificado, por sus conocimientos y experiencia como Auditor Externo e Interno o Consultor puede ser vital para apoyar a las sociedades en la preparación de estos planes anuales.

C.P.C. Ramón Serrano Béjar

Integrante del Consejo Editorial de la revista Veritas

Exdirector y Gerente de Auditoría Corporativa de varias Sociedades Anónimas Bursátiles

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