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Ética y Valores

Código de conducta en la empresa, dilemas y desafíos

Código de conducta en la empresa, dilemas y desafíos
febrero 01
2020

Las organizaciones de vanguardia se esmeran en proporcionar productor o servicios de calidad, en armonía con su marco legal y con las normas de conducta sociales.

La competencia es necesaria para evitar la incom­petencia.Sin embargo, este hecho contundente implica riesgos, por lo que organismos como el Consejo Coordinador Empresarial (CCE) trabajan en pronunciamientos que construyan prácticas de nego­cios sanas en todas las vertientes de los mercados. El respeto mutuo entre los participantes de la cadena de valor es indispensable para evitar efectos adversos.

Establecer una clara diferencia entre lo bueno y lo malo, al margen del debate, implica retos en un entorno como el actual, donde las obligaciones están subordina­das a las prerrogativas y sólo se mencionan de mane­ra tangencial. Enfrentar las vicisitudes de los negocios incluye el desafío de evitar cualquier violación a los de­rechos humanos.

Una parte significativa de la sociedad encuentra su zona de confort en instrucciones que orientan su con­ducta: se ofrecen recompensas o se evitan castigos. Sin embargo, aunque las normas jurídicas y las normas sociales reducen las fronteras de la libertad individual, los seres humanos encuentran mecanismos de esca­pe para eludirlas y los recursos jurídicos en constante evolución auspician los comportamientos indebidos.

Como respuesta a este ambiente de desafíos, las empresas han desarrollado códigos de conducta con perfil preventivo, que deben cumplirse por todos los ni­veles de la organización; la meta es lograr relaciones equitativas con clientes, proveedores, autoridades y ex­ternos, así como el mutuo respeto al marco laboral. Es un esfuerzo que merece reconocimientos.

COMPONENTES

1 Prevención del uso indebido de información privilegiada
Estos datos comprenden las decisiones,hechos, cos­tos, precios, características de productos o servicios, estrategias de mercado y todo lo que pueda influir en el escenario de los negocios de la empresa, mientras que no se hayan difundido hacia el público en general.

Debido a los riesgos implícitos, los códigos de con­ducta deben prohibir a los ejecutivos y al personal de la empresa compartir esta información con clientes, proveedores, externos y terceros en general para evi­tar que se obtengan beneficios individuales o de grupo. En algunos casos, los gobiernos corporativos com­plementan esta norma con definiciones concretas de datos e información estratégica, cuya circulación es­tá restringida por un tiempo.

2 Prevención de conflictos de intereses
Los ejecutivos deben abstenerse de participar co­mo socios de entidades mercantiles o civiles, cuyas actividades se identifiquen con el giro de la empresa. La disposición debe incluir cualquier cargo o puesto del que surja un interés económico respecto a dichas sociedades. Los efectos a prevenir son evidentes. Asi­mismo, los ejecutivos no deben aceptar obsequios de proveedores, asesores externos y cualquier otra persona física o moral que venda productos o servi­cios a la empresa; las excepciones pueden ser para obsequios de poco valor, siempre que no se acepten a cambio de conceder prerrogativas.

En ocasiones, un conflicto de intereses surge por circunstancias imprevisibles y ajenas a la voluntad de cualquier ejecutivo; las relaciones personales entre pa­rientes o descendientes de directores de empresas con vínculos de negocios pueden crear severas dudas so­bre la imparcialidad de sus decisiones, por lo que los códigos de conducta deben prever las revelaciones que pudieran ser emitidas por los involucrados.

3 Confidencialidad de la información
Como un valor añadido a lo que establecen las normas jurídicas sobre la protección de los datos de las personas físicas y morales, los códigos de conduc­ta deben destacar que la organización de la empresa, sus mecanismos de control interno y de seguridad, los sistemas de información, así como todos los re­gistros y documentos son confidenciales.

Caben en el rango de secreto absoluto las com­pensaciones como sueldos fijos y variables, aguinal­do, bonos y cualquier forma de remuneración pagada al personal. También los nombres y giros de negocios de los clientes de la empresa, así como las denomina­ciones de los proveedores,abogados, auditores exter­nos y consultores independientes.

Permitir, por omisión, que el personal comparta da­tos en reuniones de cualquier naturaleza, abre cauces para la construcción de actividades que pueden perju­dicar los intereses de la compañía.La falta de cultura de seguridad es frecuente en los cuatro puntos cardi­nales de la estructura empresarial y a todos los nive­les jerárquicos de la organización. Por ello, sancionar a los infractores de las normas de confidencialidad debe ser una característica de los gobiernos corpo­rativos que reconocen la importancia de trabajar pa­ra educar a su personal.

4 Conocimiento y aplicación del marco legal
En el escenario de las operaciones cotidianas, el responsable de un área de la empresa resulta tam­bién el dueño de los mecanismos de control que le conciernen. Un director de ventas debe generar in­gresos que rebasen las cifras presupuestadas; sin embargo, en la dimensión de las responsabilidades que se identifican con su puesto, también está obli­gado a conocer, cumplir y hacer cumplir las leyes, reglamentos y resoluciones emitidas por las autori­dades que regulan el giro de la entidad.

5 Conducta con los clientes y el público
La imagen de las empresas se construye con pro­ductos o servicios que exceden las expectativas de sus clientes. La compañía es el ejecutivo o el emplea­do que da la cara a clientes, proveedores,funcionarios públicos y a los terceros que tienen relación con ella.

Esta declaración consta en el código de conducta de una compañía multinacional y tiene su origen en la experiencia. De acuerdo con lo anterior, los códigos de conducta deben exhortar al personal a tratar a todos los clientes, proveedores y terceros en general de for­ma atenta y dedicada, congruente con los postulados de calidad y las normas de control establecidas por el gobierno corporativo. Cualquier sugerencia o indi­cio hacia la ruptura de controles o los mecanismos de prevención de actos indebidos por parte de clientes, proveedores y terceros debe rechazarse de inmediato.

Los códigos de conducta ya alcanzaron la vida personal y familiar de ejecutivos clave. Dichos nive­les estratégicos están obligados a evitar conductas indebidas o indecorosas en lugares públicos. La falta de cumplimiento de estas normas incluye sanciones significativas y, en casos extremos, otras acciones de mayor alcance y trascendencia. En el entorno actual de los círculos familiares y profesionales los ejecuti­vos son portadores de la imagen de sus empresas.

“Basta un paso en falso para despojar a la empresa de su buena reputación y comprometer su camino hacia el éxito.”

6 Relaciones laborales y clima interno
Otro punto básico es el respeto a los derechos fun­damentales de todos los ejecutivos y empleados, sin importar su edad, raza, nacionalidad, religión, género y orientación sexual. En la dimensión de los niveles jerárquicos y las relaciones laborales cotidianas,todo el personal debe ser tratado sin lesionar su dignidad.

Los códigos también deben prohibir cualquier for­ma de acoso o violencia sexual y laboral, incluso los casos en que el personal no cumpla con los meca­nismos de control y seguridad o haya cometido ac­tos indebidos que dañen los recursos de la empresa. Cualquier sanción, aunque esté plenamente justifica­da, debe aplicarse con respeto.

Son muchos los dilemas en las empresas a causa de estas disposiciones; los quebrantos patrimoniales culminan sobre montos significativos, las experien­cias y las lecciones deberían compartirse.En algún momento se debe iniciar el camino hacia la recons­trucción de climas internos, donde las obligaciones prevalezcan sobre los derechos, sin menoscabo de la dignidad y la estabilidad laboral de los seres humanos.

7 Equipos y mobiliario de la empresa

Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT)señala que el personal debe usar con cuidado y esmero los bienes muebles e inmuebles que la empresa propor­ciona con motivo de la relación laboral y restituir los cuando ésta concluya, es necesario que los códigos de conducta indiquen normas que ejecutivos y emplea­dos deben cumplir respecto de los activos fijos (equi­po y mobiliario) de cuyo manejo son responsables.

Las computadoras de escritorio y las portátiles de­ben utilizarse de acuerdo con las normas de seguridad en informática emitidas por la compañía; los usuarios están obligados a la confidencialidad absoluta sobre las claves individuales con que acceden a los archivos electrónicos. El acceso a internet debe limitarse a pro­pósitos que se identifican con el giro de la empresa; el uso de la red para asuntos que atenten contra la mo­ral, la seguridad y la imagen corporativa debe produ­cir sanciones dentro del marco de la ley.

El correo electrónico y los teléfonos móviles plan­tean desafíos importantes a la seguridad e integridad de la información. Evitar congestionamientos en las redes internas y la propagación de virus informáticos implica prohibiciones. Los esfuerzos son mayúsculos y se acentúan frente a la resistencia que se apuntala con los derechos a la privacidad individual que invo­can las personas, aunque los ejerzan con equipos y recursos de la empresa. Otro punto significativo para los códigos de conducta establece que el personal es­tá obligado a usar en el desempeño de sus funciones, únicamente paquetería y programas de cómputo le­galmente autorizados. Los infractores deben enfren­tar por sí mismos las sanciones que indique la ley, así como lasque la empresa emprenda en materia laboral.

CONCLUSIONES
La ética se identifica con la moral y tiene implicacio­nes complejas. A través de la historia, los humanos se han esmerado en la búsqueda de un concepto con­vincente sobre el significado de la justicia.Hasta hoy, los debates al respecto están lejos de la unanimidad y, en el entorno empresarial, las ambigüedades se multiplican: una persona que roba mercancías debe ser despedida, pero si el hurto fue para medicamen­tos que urgían a uno de sus hijos, la acción legal se­rá cuestionada en favor de los derechos humanos.

Quien delinque y es sorprendido en flagrancia implo­ra de inmediato: “Todo el mundo tiene derecho a una segunda oportunidad”. La afirmación es contundente, pero la réplica es inmediata: “Entonces todo el personal tiene derecho a delinquir por primera vez”. Éste es el escenario en el que deben trabajar los gobiernos cor­porativos hasta desarrollar códigos de conducta y su vigencia debe apoyarse con el desempeño individual.

C.P. Gabriel Sánchez Curiel
Del Consejo Técnico de la Facultad de
Contaduría y Administración de la UNAM
fca.luque67@gmail.com

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