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Administración de Riesgos

Cadena de suministros: Cómo vigilar los riesgos de fraude

Cadena de suministros: Cómo vigilar los riesgos de fraude
diciembre 01
2015

Cerca de 2 mil 600 profesionales de la cadena de suministros en Estados Unidos dijeron que sus empresas sufrieron por fraude. Solo 40% tuvo un programa en operación, según un sondeo de Deloitte en 2014.

Mark Pearson, quien trabaja en servicios forenses de la cadena de suministros para Deloitte, explica cómo las empresas pueden examinar a fondo uno de los riesgos principales ‒los gastos de tercera parte‒ y evitar el sobrepago:

  • Rastrear los datos de la unidad de trabajo en la práctica de incrementos más pequeños. Los cargos por trabajo fraudulento incluyen el tiempo extra pagado por tiempo regular trabajado y los cargos por personas que no están en la nómina. Los cargos por trabajo fraudulento individual se pueden incrementar debido a que más personas están involucradas en incurrir, aprobar y facturar los cargos de trabajos. Las señales de potencial alteración sobre las hojas de tiempos en papel incluyen correcciones, aun cuando estén firmados con iniciales; uso de fluido corrector, y entradas hechas en colores distintos de tinta en el mismo día. Verificar los reportes digitales con la ayuda de registros secundarios o terciarios.
  • Pedir a los proveedores que tomen en cuenta los cargos indirectos y que presenten la documentación fuente. Los servicios que resulten en cargos indirectos incluyen las comisiones de profesionales y consultores y de los gastos de mercadotecnia y publicidad. Para encontrar cargos potenciales por sobrefacturación, concilie la documentación fuente de un proveedor con los gastos de la cuenta del proveedor. Empiece con los proveedores que se estiman más probables de ser problemáticos. Para calificar los riesgos de proveedores y las clases de cargos indirectos, siga una lista de criterios de evaluación identificables, como en dónde está domiciliado el proveedor, cuál es la cantidad de dinero de un gasto indirecto o cuánto tiempo el proveedor ha estado proporcionando servicios. Trabaje de arriba a abajo de la calificación de riesgos paso por paso, y use los resultados para ayudar a establecer un marco de evaluación del proveedor fuerte que pueda ser afinado.
  • Entender la fórmula que usa un proveedor para asignar cargos por servicios que usted comparte con otros. Tales cargos incluyen los gastos de operación o comisiones de un proveedor, por espacio de almacenaje en una bodega del proveedor. Estos cargos deberán estar escritos en el contrato. Verifique la fórmula con el proveedor y estime cuál debería ser su participación o asignación. Si su estimado es mucho más bajo que la cuenta real, lleve los cargos de operación potenciales al proveedor y negocie una liquidación.
  • Definir lo que es el “costo” en contratos con costo más margen con los proveedores. Esto puede limitar las cuentas infladas bajo acuerdos de costo más margen, que tienden a establecer cargos al costo de un proveedor más un cierto porcentaje. Apunte a los requerimientos del contrato que incluyan la documentación para verificar los ingredientes definidos de costo, especialmente con proveedores identificados como de alto riesgo.
  • Pedir a los proveedores que proporcionen los documentos que respalden sus costos a partir de la parte subcontratada del empleo a un subcontratista. La compensación de los cargos de la tercera parte se puede agregar en una cadena de suministros, especialmente cuando los subcontratistas mantienen un interés en la propiedad parcial u otra relación no revelada con un proveedor primario, creando un conflicto potencial de interés si el proveedor primario no vigila la provisión de los bienes o servicios.
  • Revisar a los proveedores, aun cuando sus requerimientos hayan sido atendidos. Use los registros públicos para verificar su legitimidad e identificar a sus oficiales, propietarios y agentes registrados. Compare los cargos con los de proveedores clave en la industria.

>Este artículo es una reseña del original titulado “Monitoring fraud risks in the supply chain”, publicado en Journal of Accountancy, abril/mayo de 2015. Traducción para Veritas, del Colegio de Contadores Públicos de México, por Pilar Vidal.

AUTORA ORIGINAL: Sabine Vollmer (svollmer@aicpa.org) es editor senior de JofA.

Redacción Grupo Medios
veritas@colegiocpmexico.org.mx

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