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5 beneficios de documentar procesos

5 beneficios de documentar procesos
noviembre 01
2020

Hay una clara ventaja en las empresas que sí registran, actualizan y difunden sus procesos: convierten sus áreas de oportunidad en fortalezas.

La competencia entre compañías se acentúa debido a los sistemas informáticos, los intraemprendimientos, la cultura corporativa y el knowhow de los colaboradores. Cuando existe la fuga de talento, no sólo se va la gente, también el conocimiento que se generó a través de los años. Actualmente se habla de temas importantes como el cumplimiento, la compañía empleadora y los embajadores de marca, pero nada tendrá éxito si al interior de las empresas no se documentan, actualizan ni difunden los procesos.

En tu caso, ¿éstos plasman de manera fiel la operación?, ¿cuándo fue la última vez que los actualizaste?, ¿conoces las consecuencias de no hacerlo? En la realidad, muchos proyectos concluyen y no se deja una evidencia clara de los procesos. Luego, cuando se hace una auditoría, se encuentran desviaciones por mala gestión. La recomendación es que los líderes supervisen a su equipo, siendo receptivos a las propuestas de mejora.

Los procesos son determinantes para el éxito de cualquier proyecto. ¿Qué pasaría si tu empleado estrella se jubila, renuncia, se va de vacaciones o si sucediera una emergencia en la compañía?, ¿cómo darías continuidad a la operación? Documentarlos tiene beneficios.

Una historia sobre fuga de talento (y dinero) por no plasmar procesos
Un domingo le avisan al candidato que ha sido seleccionado para el puesto y debe presentarse el lunes a primera hora. El día llega. Le piden esperar en recepción, porque aún no está quien lo recibirá. Después de varias horas, comienzan a atenderlo. Debe entregar sus papeles para firmar contrato, pero nunca le avisaron que llevara documentos.

Le indican que ocupe un lugar que aún tiene cosas en los cajones, pero no computadora, porque el área de sistemas no recibió la instrucción para instalarla y no puede resolverlo al instante, pues tiene otras solicitudes. Los compañeros lo miran con indiferencia.

Su antecesor no dejó nada documentado. Pasan los días, y aunque se va involucrando en la empresa, no hay procesos, así que ha entendido los formatos y requerimientos a su manera. Algunos compañeros y clientes se han quejado de las fallas, pero nadie lo entrenó. Él piensa que necesita el trabajo, pero si encuentra otro, se irá.

Un día le ofrecen un empleo mejor. En ese lugar sí aplicaron un proceso de incorporación e inducción al puesto, que le ayudó a desempeñarse mejor. El salario y las prestaciones son buenas, y le anima que escuchen sus ideas. En tres meses ya está muy integrado, sus compañeros lo motivan y ha recibido evaluación mensualmente.

Los procesos le ayudaron a resolver dudas y los clientes están contentos, como lo revelan la encuesta de satisfacción y la reducción de quejas. Tiene muchas ganas de crecer. Además, se enteró de que hay más vacantes y recomendará a un amigo.

En conclusión, hay una clara diferencia en las empresas que sí documentan, actualizan y difunden sus procesos, para convertir sus áreas de oportunidad en fortalezas, mientras que otras prefieren hostigar a sus colaboradores con quejas e ignorar las ideas de su equipo.

Nelli Aca
Consultor de Candidate & Employee Experience, Reclutamiento 4.0 y más
nelli.aca@gmail.com

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